Selidba firme: od registra do prve radne smene na novoj adresi

Sedište privrednog društva ili preduzetnika upisuje se u Registar privrednih subjekata koji vodi Agencija za privredne registre. Pored sedišta, mogu se registrovati i posebna adresa za prijem pošte i elektronska adresa. Ako se firma seli, promena sedišta se registruje, a upis ima pravno dejstvo prema trećim licima.

Uputstva, obrasce i naknade za registraciju promena objavljuje Agencija za privredne registre na svom sajtu.

Izvor: apr.gov.rs · purs.gov.rs

Ako firma ima ogranak ili izdvojeno mesto poslovanja, na primer magacin ili prodavnicu, i njihove promene mogu zahtevati registraciju ili prijavu. Selidba magacina u drugi grad nije samo logistički posao, već i pitanje evidencije. Knjigovođa ili pravnik firme znaće šta je potrebno u vašem slučaju.

• proverite nadležnu filijalu poreske uprave posle promene sedišta
• ažurirajte podatke u sistemu elektronskih faktura
• promenite adresu na fakturama, ugovorima i memorandumu
• obavestite banku i ažurirajte podatke za platni promet
• proverite lokalne takse u novoj opštini

Pregledajte ugovore s kupcima i dobavljačima: mnogi sadrže adresu za dostavu obaveštenja. Pošaljite obaveštenje o promeni adrese pre selidbe, a ne posle nje, da pošiljke i fakture ne bi lutale. Ažurirajte i podatke na sajtu, profilima na mapama i u potpisu e-pošte.

Pre potpisivanja ugovora o zakupu proverite da li je prostor namenjen za vašu delatnost, da li su instalacije dovoljne, na primer snaga struje i internet, i ko snosi troškove adaptacije. Dogovorite s vlasnikom i da li možete da registrujete sedište na toj adresi, jer za to obično treba njegova saglasnost.

Dobra selidba firme počinje planom po odeljenjima. Za svako odeljenje zna se šta se seli, kada i ko je odgovorna osoba. Kutije se označavaju brojem prostorije u novom prostoru, a raspored stolova se crta unapred. Najveći deo posla može se obaviti tokom vikenda, da bi rad u ponedeljak počeo normalno.

Serveri, mrežna oprema i računari traže posebnu pažnju. Pre gašenja napravite rezervne kopije i proverite da li se mogu vratiti. Internet priključak na novoj adresi ugovorite nekoliko nedelja ranije, jer instalacija kod operatera može potrajati. Povezivanje opreme na novoj lokaciji obično radi IT partner, a firma za selidbe brine o bezbednom prevozu.

Poslovna dokumentacija mora se čuvati propisani period, a deo sadrži poverljive i lične podatke. Arhiva se pakuje u označene i zatvorene kutije, s popisom sadržaja. Dokumenta koja više ne morate da čuvate uništite na bezbedan način pre selidbe, umesto da ih nosite u novi prostor.

• obavestite zaposlene o datumu i planu na vreme
• odredite ko pakuje lične stvari i radne materijale
• proverite prevoz do nove lokacije i parking
• prilagodite evidenciju mesta rada ako se menja
• organizujte kratko upoznavanje s novim prostorom i izlazima za slučaj opasnosti

Selidba magacina traži inventar pre i posle prevoza. Roba na paletama se prevozi odgovarajućim vozilima, a za viljuškare i regale dogovara se demontaža i ponovna montaža. Ako roba ima posebne uslove čuvanja, na primer temperaturu, planirajte prevoz tako da se ti uslovi ne prekinu.

Za poslovnu selidbu tražite firmu s iskustvom u selidbama kancelarija i magacina. Pitajte za plan, broj radnika i vozila, osiguranje opreme i robe i mogućnost rada vikendom. Dobra firma dolazi na procenu i predlaže redosled, umesto da ponudu da samo na osnovu broja zaposlenih.

Ne zaboravite stari prostor: vraćanje u stanje iz ugovora o zakupu, odnošenje nepotrebnog nameštaja, čišćenje i primopredaju ključeva sa zapisnikom. Nepotreban nameštaj i opremu razmislite da donirate ili prodate, a elektronski otpad predajte ovlašćenim sakupljačima.

• registracija promene sedišta i ažuriranje podataka
• obaveštenje banke, partnera i kupaca
• internet i telefonija na novoj adresi
• plan po odeljenjima i označene kutije
• rezervne kopije pre gašenja IT opreme
• primopredaja starog prostora sa zapisnikom

Kada ste razjasnili šta vam treba, posao opišite jednom u obrascu na stranici delatnosti. Upit dobija tačno jedna firma iz vašeg kraja, koja ga preuzme i plaća Offranu; za vas je besplatan i ne obavezuje vas. Pre nego što firma vidi vaše podatke, dobijate njen naziv, adresu i broj telefona. Proveravamo da firma postoji, ne i kvalitet njenog rada.