Zyra në lëvizje: transferim pa humbur ditë pune

Caktoni një person përgjegjës brenda biznesit, që koordinon firmën e transportit, IT-në, pronarin e zyrës së re dhe punonjësit. Bëni një plan të zyrës së re me vendet e punës, prizat, rrjetin dhe dollapët. Me këtë plan firma e transportit e di ku shkon çdo gjë dhe punonjësit e dinë ku ulen të hënën.

Lidhja e internetit në zyrën e re duhet porositur shumë herët, sepse ofruesit kanë afate instalimi. Pa internet, zyra e re nuk funksionon. Kontrolloni nëse ndërtesa ka fibër optike dhe ku hyn kablli. Telefonat VoIP mund të lëvizin bashkë me kompjuterët; linjat fikse kërkojnë kërkesë te ofruesi.

• Kopje rezervë e plotë para fikjes së sistemeve.
• Etiketa për çdo kompjuter, monitor dhe kabllo.
• Paketim antistatik për serverët dhe diskat.
• Rrjeti dhe Wi-Fi në zyrën e re të gatshëm para lëvizjes.
• Test i printerëve, telefonave dhe qasjeve të hënën në mëngjes.

Dosjet me të dhëna të klientëve dhe punonjësve transportohen në kuti të mbyllura dhe nën kontroll. Mos i lini në korridor ose në kamion pa mbikëqyrje. Transferimi është momenti i mirë për të asgjësuar në mënyrë të sigurt dokumentet që nuk nevojiten më, sipas afateve ligjore. Rregullat për mbrojtjen e të dhënave i mbikëqyr Agjencia për Informim dhe Privatësi.

Burimi: aip.rks-gov.net

Shumica e bizneseve lëvizin të premten në mbrëmje dhe gjatë fundjavës. Firma e transportit bart mobiljet dhe kutitë, IT-ja lidh sistemet të shtunën ose të dielën, dhe të hënën çdo punonjës gjen vendin e tij gati. Një listë kontrolli për të dielën në mbrëmje shmang befasitë.

Transferimi është shpesh rast për mobilje të reja, sidomos karrige dhe tavolina ergonomike. Nëse porositni mobilje të reja, planifikoni dorëzimin para lëvizjes. Mobiljet e vjetra që nuk shkojnë në zyrën e re largohen nga një biznes zbrazjeje ose dhurohen.

Adresa e re e selisë njoftohet në Agjencinë për Regjistrimin e Bizneseve të Kosovës sipas procedurës, dhe më pas te Administrata Tatimore e Kosovës, bankat dhe partnerët. Përditësoni adresën në faturat, në faqen web, në profilin e Google dhe në kontratat me klientët.

Burimi: arbk.rks-gov.net · atk-ks.org

Njoftoni klientët dhe furnitorët disa javë përpara me e-mail dhe në faqen web. Për biznese me klientë që vijnë në zyrë, një tabelë në adresën e vjetër me adresën e re ndihmon për disa javë. Ridrejtimi i postës mund të kërkohet te posta.

Për kamionët në qendër të qytetit mund të nevojitet leje nga komuna për zënien e rrugës. Ndërtesat e zyrave kanë shpesh rregulla për përdorimin e ashensorit dhe të hyrjes për ngarkesa; rezervojini me administratorin.

Burimi: mmphi.rks-gov.net

• Numri i vendeve të punës dhe i dhomave.
• Adresat, katet dhe ashensorët.
• Pajisjet e veçanta: serverë, kasaforta, arkiva.
• Afati dhe orari i lejuar.
• A duhet montim mobiljesh ose magazinim.

Punonjësit duhet të dinë kur paketojnë tavolinat e tyre, çfarë marrin vetë dhe ku ulen në zyrën e re. Një listë e thjeshtë me detyrat dhe afatet, e ndarë disa javë përpara, shmang pyetjet në minutën e fundit. Kërkoni që secili të zbrazë sirtarët dhe të hedhë letrat që nuk nevojiten.

Në zyrën e re, një plan me emrat në çdo vend pune dhe me printerët dhe sallat e takimeve i ndihmon të gjithë ditën e parë.

Arkivat e bizneseve janë shpesh më të rënda dhe më të mëdha se sa mendohet. Numëroni dosjet dhe kutitë, vendosni çfarë shkon në zyrën e re dhe çfarë mund të ruhet në një magazinë të sigurt. Dokumentet që duhen ruajtur sipas ligjit nuk asgjësohen para afatit; pyesni kontabilistin.

Para se të nënshkruani qiranë e re, kontrolloni fuqinë elektrike, internetin, kondicionimin, parkimin dhe qasjen në fundjavë. Pyesni pronarin nëse lejon ndryshime si mure rigipsi ose kabllo shtesë, dhe kush i paguan. Këto detaje vendosin shpesh sa kohë zgjat përgatitja e zyrës.

Në zyrën e re, ndërroni cilindrat e bravave ose kërkoni nga pronari dëshmi që çelësat e vjetër janë kthyer. Sistemet e alarmit dhe të kamerave kalojnë me kontratë të re. Kartat e hyrjes për punonjësit përgatiten para ditës së parë. Në zyrën e vjetër, dorëzoni çelësat me procesverbal dhe fotografoni gjendjen.

• Test i të gjitha qasjeve dhe printerëve të hënën.
• Kontroll i kopjeve rezervë në serverin e rilidhur.
• Lista e defekteve në zyrën e re për pronarin.
• Përditësimi i adresës në faturë dhe në faqen web.
• Pastrimi dhe dorëzimi i zyrës së vjetër.