Μετακόμιση γραφείου: από την Παρασκευή στη Δευτέρα

Ορίστε ένα πρόσωπο που έχει την ευθύνη και την εξουσία να αποφασίζει. Ξεκινήστε από την ημερομηνία που πρέπει να λειτουργεί το νέο γραφείο και μετρήστε προς τα πίσω: σύνδεση ίντερνετ και τηλεφωνίας, εργασίες διαμόρφωσης, έπιπλα, ενημέρωση πελατών, πακετάρισμα, μεταφορά.

Ζητήστε από την εταιρεία μετακομίσεων να δει και τους δύο χώρους. Σε κτίρια γραφείων υπάρχουν κανόνες για τον ανελκυστήρα, τις ώρες και τη στάθμευση του φορτηγού.

Η σύνδεση στον νέο χώρο είναι συχνά το πιο αργό κομμάτι. Ζητήστε από τον πάροχο γραπτή ημερομηνία ενεργοποίησης και ρωτήστε αν μπορούν να κρατηθούν οι ίδιοι αριθμοί τηλεφώνου. Αν η σύνδεση καθυστερήσει, σκεφτείτε μια προσωρινή λύση μέσω κινητού δικτύου για τις πρώτες ημέρες.

Πριν από τη μεταφορά, πάρτε πλήρες αντίγραφο ασφαλείας και ελέγξτε ότι επαναφέρεται. Ο δικτυακός εξοπλισμός και οι διακομιστές μεταφέρονται καλύτερα από την εταιρεία πληροφορικής σας ή υπό την επίβλεψή της, με σήμανση κάθε καλωδίου.

Σημειώστε ποιος υπολογιστής πηγαίνει σε ποιο γραφείο. Μια απλή κάτοψη με αριθμούς και ετικέτες εξοικονομεί ώρες.

Φάκελοι πελατών, εργαζομένων και λογιστικά αρχεία περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων και ο κυπριακός νόμος 125(I)/2018 απαιτούν κατάλληλα μέτρα ασφαλείας, και αυτό ισχύει και κατά τη μεταφορά. Κούτες με αρχεία σφραγίζονται, αριθμούνται και δεν μένουν αφύλακτες.

Αρχεία που δεν χρειάζεται πλέον να φυλάσσονται καταστρέφονται με ασφάλεια, με βεβαίωση καταστροφής. Οδηγίες για την ασφάλεια δεδομένων δημοσιεύει το Γραφείο του Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Πηγή: eur-lex.europa.eu · cylaw.org · dataprotection.gov.cy

Ό,τι δεν μεταφέρεται μπορεί να πουληθεί, να δωριστεί ή να ανακυκλωθεί. Υπολογιστές, οθόνες, εκτυπωτές και τηλέφωνα είναι ΑΗΗΕ και συλλέγονται χωριστά κατά την ευρωπαϊκή οδηγία. Πριν φύγουν από το γραφείο, οι δίσκοι διαγράφονται με ασφάλεια ή καταστρέφονται.

Πηγή: eur-lex.europa.eu

• Τμήμα Εφόρου Εταιρειών, αν αλλάζει η εγγεγραμμένη διεύθυνση
• φορολογικές αρχές, ΦΠΑ και λογιστής
• τράπεζες, πάροχοι και ασφαλιστές
• πελάτες και προμηθευτές
• ιστοσελίδα, χάρτες, υπογραφές e-mail και τιμολόγια

Ενημερώστε τους εργαζόμενους νωρίς για τη νέα διεύθυνση, τη στάθμευση και την ημέρα που δεν θα λειτουργούν τα συστήματα. Ο καθένας πακετάρει τα προσωπικά του αντικείμενα και σημειώνει τη θέση του. Ορίστε ποιος θα είναι στο παλιό και ποιος στο νέο γραφείο την ημέρα της μεταφοράς.

Η μίσθωση μπορεί να προβλέπει επαναφορά στην αρχική κατάσταση. Βάλτε αυτές τις εργασίες στο χρονοδιάγραμμα και φωτογραφίστε τον χώρο κατά την παράδοση. Ελέγξτε ότι δεν έμειναν έγγραφα σε συρτάρια και αποθήκες.

Ελέγξτε την εταιρεία στο μητρώο του Τμήματος Εφόρου Εταιρειών και ζητήστε ασφάλιση που καλύπτει εξοπλισμό γραφείου και ζημιές σε τρίτους. Ζητήστε γραπτή προσφορά με αριθμό ατόμων, οχήματα, υλικά, αποσυναρμολόγηση και συναρμολόγηση επίπλων.

Πηγή: companies.gov.cy

Στον νέο χώρο αλλάξτε τους κωδικούς του συναγερμού και, αν γίνεται, τις κλειδαριές. Κάντε κατάλογο με όσους έχουν κλειδί ή κάρτα πρόσβασης. Στον παλιό χώρο, παραδώστε όλα τα κλειδιά με υπογραφή και απενεργοποιήστε τις κάρτες.

Αν το γραφείο έχει κάμερες, ελέγξτε ότι στον νέο χώρο καλύπτουν μόνο τους δικούς σας χώρους και ότι οι εργαζόμενοι και οι επισκέπτες ενημερώνονται με πινακίδα.

Ετοιμάστε μια σύντομη λίστα για την πρώτη ημέρα: λειτουργούν ίντερνετ, τηλέφωνα, εκτυπωτές, κλιματισμός και πρόσβαση; Έχουν όλοι θέση; Μικρά προβλήματα λύνονται γρήγορα όταν εντοπίζονται πριν έρθουν οι πελάτες. Κρατήστε την εταιρεία πληροφορικής σε ετοιμότητα για τις πρώτες ώρες της Δευτέρας.

Εκτός από τη μεταφορά, μια μετακόμιση γραφείου έχει κόστη που ξεχνιούνται: σύνδεση και εξοπλισμός δικτύου, νέα έπιπλα, σήμανση, εκτυπώσεις με τη νέα διεύθυνση, επαναφορά του παλιού χώρου και διπλό ενοίκιο για λίγες εβδομάδες. Βάλτε τα όλα σε έναν προϋπολογισμό από την αρχή.

Ανακοινώστε τη νέα διεύθυνση στους πελάτες αρκετές εβδομάδες πριν, με οδηγίες για πρόσβαση και στάθμευση. Αφήστε για λίγο καιρό σήμανση στον παλιό χώρο με τη νέα διεύθυνση και ενημερώστε την ταχυδρομική υπηρεσία, ώστε να μη χαθεί αλληλογραφία.

Γράφετε μία φορά τι χρειάζεστε. Επιχειρήσεις της περιοχής βλέπουν την περιγραφή χωρίς τα στοιχεία σας και μόνο μία την αγοράζει· η επιχείρηση πληρώνει, εσείς όχι.

Πριν από το πρώτο τηλεφώνημα λαμβάνετε e-mail με την επωνυμία, τη διεύθυνση και το τηλέφωνό της, μαζί με σύνδεσμο για ανάκληση της συγκατάθεσης. Καμία εγγύηση δεν δίνεται ότι κάποια επιχείρηση θα ενδιαφερθεί· αν περάσουν 21 ημέρες χωρίς αγορά, το αίτημα αφαιρείται.

Ελέγχουμε ότι ο αγοραστής είναι επιχείρηση, όχι την ποιότητα της δουλειάς του. Αυτή την κρίνετε εσείς.