Fiskalizimi: faturat, programet dhe zgjedhja e sistemit

Fiskalizimi do të thotë që çdo faturë, qoftë për shitje me para në dorë, qoftë midis bizneseve, dërgohet elektronikisht te administrata tatimore para ose në momentin e lëshimit. Fatura merr një kod identifikimi dhe shpesh një kod QR, me të cilin blerësi mund ta verifikojë. Kështu administrata tatimore i sheh shitjet pothuajse menjëherë.

Rregullat, formatet teknike dhe afatet i publikon Drejtoria e Përgjithshme e Tatimeve. Ato ndryshojnë herë pas here, prandaj ndiqni njoftimet zyrtare ose pyesni kontabilistin.

Burimi: tatime.gov.al

Për shitjet me para në dorë, pajisja ose programi në arkë e lëshon faturën dhe e dërgon për fiskalizim. Për faturat midis bizneseve, fatura elektronike kalon përmes sistemit qendror dhe blerësi e merr aty. Të dyja kërkojnë lidhje me internet dhe certifikatë elektronike të biznesit.

Kur interneti ndërpritet, rregullat parashikojnë procedura të veçanta. Pyesni furnitorin e programit si i trajton ai.

• Lëshimi i faturave në formatin e kërkuar dhe dërgimi për fiskalizim.
• Ruajtja e kodit dhe e dëshmisë së fiskalizimit për çdo faturë.
• Marrja e faturave të furnitorëve nga sistemi qendror.
• Llogaritja e saktë e TVSH-së dhe e rasteve pa TVSH ose me autongarkesë.
• Raporte për kontabilistin dhe eksport i të dhënave.
• Përditësime kur ndryshojnë rregullat teknike.

Një dyqan i vogël ose një zanatçi me pak fatura në muaj mund të mjaftohet me një program faturimi të certifikuar ose me zgjidhjen që ofrohet përmes portalit. Kur shtohen stoku, blerjet, disa pika shitjeje ose dyqani online, një sistem ERP që bashkon gjithçka kursen punë të dyfishtë dhe gabime.

Vendimi nuk varet vetëm nga madhësia, por nga sa procese doni të lidhni: magazina, shitjet, blerjet, pagat, kontabiliteti.

Për fiskalizimin, biznesi ka nevojë për certifikatë elektronike dhe për regjistrim të pajisjeve ose të programeve sipas procedurës. Të dhënat e biznesit, si NUIS-i dhe adresa, duhet të përputhen me regjistrin e Qendrës Kombëtare të Biznesit. Gabimet këtu shkaktojnë refuzim të faturave.

Burimi: qkb.gov.al · tatime.gov.al

Pyesni furnitorin nëse programi është i certifikuar për fiskalizim, sa shpejt përditësohet kur ndryshojnë rregullat dhe çfarë mbështetje jep kur një faturë refuzohet. Kërkoni referenca nga biznese të ngjashme dhe një demonstrim me rastet tuaja. Sqaroni kush i mban të dhënat dhe si i merrni nëse ndërroni furnitor.

Kostot përbëhen nga licenca ose abonimi mujor, pajisjet në arkë, instalimi, trajnimi dhe mbështetja. Te sistemet ERP shtohen përshtatja dhe transferimi i të dhënave. Krahasoni ofertat për të njëjtat funksione dhe për të njëjtin numër përdoruesish.

• Fatura të lëshuara jashtë sistemit gjatë ditëve të ngarkuara.
• Artikuj me normë TVSH-je të gabuar në program.
• Asnjë kopje rezervë e të dhënave të faturimit.
• Punonjës pa trajnim për rastet e veçanta, si kthimet.
• Mosndjekja e njoftimeve për ndryshimet e rregullave.

Një faturë e fiskalizuar nuk fshihet. Kur klienti kthen mallin ose kur ka gabim, lëshohet faturë korrigjuese sipas procedurës. Programi duhet ta mbështesë këtë në mënyrë të thjeshtë, që punonjësit të mos gabojnë. Kërkojeni këtë në demonstrim.

Kontabilisti ka nevojë për qasje në faturat e shitjes dhe të blerjes. Një program që i eksporton ato në format që kontabilisti i përdor, ose që i jep qasje të drejtpërdrejtë, kursen shumë kohë në fund të muajit. Pyesni kontabilistin tuaj para se të zgjidhni programin.

Faturat dhe të dhënat e klientëve ruhen për afatet e përcaktuara nga rregullat tatimore dhe kontabël. Sigurohuni që programi të bëjë kopje rezervë dhe që qasja të jetë e mbrojtur me fjalëkalime të forta dhe, mundësisht, me vërtetim me dy faktorë.

Nëse shisni online, porosia në dyqan duhet të kthehet në faturë të fiskalizuar. Një lidhje midis dyqanit online dhe programit të faturimit e bën këtë automatikisht dhe shmang futjen e dyfishtë. Pyesni agjencinë e dyqanit dhe furnitorin e programit nëse lidhja ekziston tashmë.

Çdo pikë e re shitjeje ose pajisje e re duhet regjistruar sipas procedurës para se të lëshojë fatura. Planifikojeni këtë para hapjes, bashkë me furnitorin e programit dhe kontabilistin.