SEF i elektronske fakture: od obaveze do boljeg procesa

Sistem elektronskih faktura je centralna platforma preko koje se izdaju, šalju, primaju i evidentiraju elektronske fakture. Pravila o tome ko, kada i kako izdaje elektronske fakture uređuje zakon o elektronskom fakturisanju sa podzakonskim aktima, a tehničku dokumentaciju i uputstva objavljuje nadležno ministarstvo na portalu sistema.

Faktura koja prolazi kroz SEF nije samo PDF poslat mejlom, već strukturirani dokument u propisanom formatu. Zato se softver i procesi moraju prilagoditi.

Izvor: efaktura.gov.rs · purs.gov.rs

Mala firma sa nekoliko faktura mesečno može fakture izdavati ručno, direktno na portalu SEF. Kada faktura ima više, ručni unos postaje spor i podložan greškama. Tada se softver za fakturisanje, knjigovodstvo ili ERP povezuje sa SEF-om preko programskog interfejsa, pa se fakture šalju i primaju automatski.

Automatizacija štedi vreme, ali traži pravilno podešavanje: šifarnike kupaca i artikala, poreske oznake i proveru statusa faktura.

Elektronsko fakturisanje nije samo slanje, već i prijem. Ulazne fakture stižu u SEF i treba ih pregledati, prihvatiti ili odbiti u propisanim rokovima. Ako niko ne prati prijemno sanduče, mogu nastati problemi s evidencijom i odbitkom poreza. Dogovorite jasno ko u firmi prati ulazne fakture.

• da li softver ima gotovu integraciju sa SEF-om
• kako se prate statusi poslatih i primljenih faktura
• kako se rešavaju odbijene i stornirane fakture
• da li se ulazne fakture automatski knjiže ili ručno
• ko održava integraciju kada se promene tehnička pravila

Pristup SEF-u dodeljuje se korisnicima firme, a za programsko povezivanje koristi se poseban ključ. Pazite ko ima pristup i kako se ključ čuva. Kada zaposleni ode iz firme, ukinite mu pristup. Ključ za programski pristup ne sme biti u e-poruci ili deljenom dokumentu.

Automatsko fakturisanje radi samo ako su osnovni podaci tačni: PIB i matični brojevi kupaca, poreske stope i oznake oslobođenja, jedinice mere. Greške u šifarniku umnožavaju se na svaku fakturu. Pre povezivanja isplati se očistiti bazu kupaca i artikala.

Knjigovođa ili knjigovodstvena agencija treba da bude uključena od početka, jer on najbolje zna kako se fakture evidentiraju i knjiže. Dogovorite da li knjigovođa ima pristup SEF-u, ko odobrava ulazne fakture i kako se razmenjuju podaci na kraju meseca.

Pri izboru softvera pitajte dobavljača koliko klijenata već koristi njegovu integraciju sa SEF-om, kako reaguje na izmene propisa i kolika je podrška kada nešto ne radi. Tražite demonstraciju na vašim primerima: faktura s avansom, knjižno odobrenje, faktura s različitim poreskim stopama.

Pored licence ili pretplate, računajte na podešavanje, prenos podataka, obuku zaposlenih i podršku u prvim mesecima. Uvođenje se najbolje planira van perioda najvećeg opterećenja, na primer ne u vreme godišnjeg obračuna.

• pokretanje bez testiranja na probnim fakturama
• neažurni podaci o kupcima
• niko nije zadužen za ulazne fakture
• nedostaje procedura za odbijene fakture
• zaposleni nisu obučeni za nove korake

Kada je proces jednom podešen, elektronske fakture ubrzavaju naplatu, smanjuju ručni unos i olakšavaju praćenje dugovanja. Firme koje povežu fakturisanje sa magacinom i prodajom dobijaju tačnije podatke o poslovanju. Obaveza tako može postati korak ka urednijem poslovanju.

Ako firma nema IT stručnjaka, a fakturisanje je složeno, isplati se angažovati partnera za ERP ili knjigovodstveni softver. Pitajte za iskustvo baš sa SEF-om i vašom delatnošću i tražite jasan opis šta je uključeno u uvođenje, a šta se naplaćuje kao dodatni rad.

Elektronske fakture čuvaju se u elektronskom obliku tokom propisanog perioda. SEF omogućava pregled istorije, ali firma treba da ima i sopstvenu evidenciju i rezervne kopije u svom softveru. Proverite s dobavljačem softvera kako se fakture arhiviraju i kako se mogu izvesti ako promenite softver.

Pre nego što pređete na automatsko slanje, napravite probni period: nekoliko faktura pošaljite paralelno i proverite da li su statusi, iznosi i poreske oznake tačni. Tako greške otkrivate na nekoliko faktura, a ne na stotinama.

Kada ste razjasnili šta vam treba, posao opišite jednom u obrascu na stranici delatnosti. Upit dobija tačno jedna firma iz vašeg kraja, koja ga preuzme i plaća Offranu; za vas je besplatan i ne obavezuje vas. Pre nego što firma vidi vaše podatke, dobijate njen naziv, adresu i broj telefona. Proveravamo da firma postoji, ne i kvalitet njenog rada.