Zaštita podataka o ličnosti: praktičan početak za male firme

U Srbiji obradu podataka o ličnosti uređuje zakon o zaštiti podataka o ličnosti, zasnovan na principima evropske opšte uredbe o zaštiti podataka. Nadzor sprovodi Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti, koji objavljuje i vodiče, obrasce i mišljenja.

Za firme koje posluju i sa klijentima iz Evropske unije mogu se primenjivati i pravila te uredbe, pa je važno znati s kim poslujete.

Izvor: poverenik.rs · paragraf.rs

• podaci o kupcima: ime, adresa, telefon, e-pošta, istorija kupovina
• podaci o zaposlenima: ugovori, zarade, bolovanja
• podaci iz kontakt formi i upita sa sajta
• snimci video nadzora
• podaci u e-pošti i na deljenim diskovima

Za svaku vrstu podataka zapitajte se zašto ga obrađujete i na osnovu čega: ugovor s kupcem, zakonska obaveza, saglasnost ili legitimni interes. Podatke koji vam ne trebaju ne prikupljajte. Ako kontakt forma na sajtu traži datum rođenja, a on vam ne treba, uklonite to polje.

Ljudi imaju pravo da znaju ko obrađuje njihove podatke i zašto. Zato firma treba da ima obaveštenje o obradi podataka, na sajtu i tamo gde prikuplja podatke, jasnim jezikom: ko ste, koje podatke obrađujete, zašto, koliko dugo, kome ih dajete i kako se ostvaruju prava.

Kada spoljna firma obrađuje podatke u vaše ime, na primer knjigovodstvena agencija, IT partner ili hosting provajder, s njom treba zaključiti ugovor koji uređuje obradu. Ugovor određuje šta obrađivač sme da radi s podacima, kako ih štiti i šta se dešava po završetku saradnje.

• lične lozinke i dvofaktorska prijava za e-poštu i sisteme
• redovno ažuriranje računara i softvera
• rezervne kopije koje se proveravaju
• ograničen pristup: svako vidi samo ono što mu treba za posao
• šifrovanje prenosnih računara i telefona
• procedura za bivše zaposlene: ukidanje pristupa

Podatke čuvajte onoliko koliko je potrebno za svrhu ili koliko propisi zahtevaju, na primer za računovodstvene isprave. Posle toga ih bezbedno obrišite. Stari mejlovi, tabele i fascikle često sadrže podatke koje niko ne koristi, a koji predstavljaju rizik ako dođe do incidenta.

Kupac ili zaposleni može tražiti pristup svojim podacima, ispravku ili brisanje, u zakonom propisanim okvirima. Odredite ko u firmi odgovara na takve zahteve i u kom roku. Jednostavna procedura sprečava da zahtev ostane bez odgovora.

Ako se laptop sa podacima izgubi, ako neko upadne u e-poštu ili ako se podaci greškom pošalju pogrešnoj osobi, radi se o povredi podataka. U određenim slučajevima firma mora da obavesti Poverenika i lica na koja se podaci odnose u propisanom roku. Zato unapred odredite ko odlučuje šta se dešava u takvoj situaciji.

Slanje reklamnih poruka i biltena traži jasan pravni osnov, najčešće saglasnost. Omogućite jednostavnu odjavu u svakoj poruci. Kupljene baze kontakata su rizične i često nezakonite za korišćenje.

Ako obrađujete osetljive podatke, na primer o zdravlju, ako koristite video nadzor zaposlenih ili ako šaljete podatke van Srbije, isplati se konsultacija sa stručnjakom za zaštitu podataka. Isto važi ako planirate novi sistem koji prikuplja mnogo podataka.

• popis podataka i svrha
• obaveštenje o obradi na sajtu
• ugovori sa obrađivačima
• osnovne mere bezbednosti
• procedura za zahteve i incidente

Ako sajt koristi analitiku, reklamne piksele ili ugrađene sadržaje trećih strana, posetioci treba da budu obavešteni, a za kolačiće koji nisu neophodni često je potrebna saglasnost. Firma koja izrađuje sajt treba da objasni koje alate koristi i kako se podešava saglasnost.

Većina incidenata počinje ljudskom greškom: lažna e-poruka, slaba lozinka, dokument poslat pogrešnoj osobi. Kratka obuka zaposlenih o prepoznavanju prevara i o pravilima za rad s podacima često donosi više od skupe opreme.

Zaštita podataka nije samo digitalna. Ugovori, kopije ličnih karata i zdravstveni dokumenti zaposlenih čuvaju se u zaključanim ormarima, a papiri koji se više ne koriste uništavaju se sečenjem, ne bacanjem u kantu.

Kada ste razjasnili šta vam treba, posao opišite jednom u obrascu na stranici delatnosti. Upit dobija tačno jedna firma iz vašeg kraja, koja ga preuzme i plaća Offranu; za vas je besplatan i ne obavezuje vas. Pre nego što firma vidi vaše podatke, dobijate njen naziv, adresu i broj telefona. Proveravamo da firma postoji, ne i kvalitet njenog rada.