СУПТО и фискални устройства: отчитане на продажбите без изненади
От редакцията на Offrano · · 4 мин. четене
Всеки, който продава в търговски обект в България, познава касовия апарат. С Наредба Н-18 на Министерството на финансите към него се добавя и софтуерът, с който се управляват продажбите, наричан СУПТО. За много търговци това значи нов софтуер, нови проверки и нови въпроси. Тук ще намерите основните понятия, кога се прилагат правилата и какво да поискате от доставчика на софтуер. Текстът не е данъчна консултация; за конкретния случай се обърнете към счетоводителя си.
✓ Потвърждение
Почти готово: моля, потвърдете имейл адреса си.
Изпратихме Ви имейл на {email}. Едва след като щракнете върху връзката в него, предоставяме запитването Ви на фирмите.
Наредба Н-18 и регистрирането на продажбите
Наредба № Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговски обекти определя кой, кога и как регистрира продажбите си. Фискалните устройства са свързани с Националната агенция за приходите (НАП) и предават данни за продажбите. Наредбата урежда и изискванията към софтуера за управление на продажбите в търговски обект (СУПТО), когато търговецът използва такъв софтуер.
Наредбата е изменяна многократно. Актуалният текст и указанията на НАП са на сайта на агенцията.
Какво е СУПТО
СУПТО е софтуерът, чрез който търговецът управлява продажбите в обекта: поръчки, сметки, склад, отстъпки, връзка с касовия апарат. Наредбата поставя изисквания към такъв софтуер, например да не позволява изтриване на продажби без следа, да генерира уникален номер на всяка продажба и да предава данните към фискалното устройство. Производителите на СУПТО подават информация за софтуера си към НАП, а агенцията публикува списък на софтуерните продукти.
Търговецът, който използва СУПТО, трябва да избира от софтуерите, за които производителите са декларирали съответствие, и да спазва задълженията си към НАП според наредбата.
Източник: nra.bg
Уникален номер на продажбата
Уникалният номер на продажбата (УНП) свързва поръчката или сметката в софтуера с касовата бележка. Той се генерира при първото регистриране на продажбата и остава същият до плащането, дори ако поръчката се допълва. Така може да се проследи какво е поръчано, какво е платено и какво е отразено във фискалното устройство. УНП се отпечатва и върху касовата бележка.
Източник: nra.bg
Кога правилата за СУПТО се прилагат
Правилата за СУПТО засягат търговците, които използват софтуер за управление на продажбите, а не всеки, който има касов апарат. Наредбата предвижда и изключения и специални правила за определени дейности. Дали Вашият обект попада под изискванията, зависи от вида на дейността и на софтуера, който използвате. Проверете указанията на НАП и се консултирайте със счетоводителя си.
Онлайн магазините имат отделни правила в наредбата, например за регистриране на продажбите в електронен магазин и за подаване на данни към НАП.
Източник: nra.bg
Какво да поискате от доставчика на софтуер
- потвърждение, че софтуерът е в списъка на НАП и за коя версия
- описание на функциите, свързани с Наредба Н-18: УНП, одитна следа, връзка с фискалното устройство
- актуализации при промяна на наредбата, включени в поддръжката
- обучение на персонала, особено за сторно и отстъпки
- резервни копия на данните и достъп до тях
- договор за обработване на лични данни, ако софтуерът пази данни на клиенти
Фискалното устройство и сервизът
Фискалните устройства се въвеждат в експлоатация и се обслужват от сервизни организации, които имат договор с производителя или вносителя. Устройството се регистрира в НАП и е свързано с агенцията за предаване на данни. При повреда сервизът има определени задължения и срокове за реакция, а търговецът трябва да спазва реда за работа при неизправно устройство, описан в наредбата.
Пазете договора със сервиза и книгата на фискалното устройство на достъпно място в обекта.
Източник: nra.bg
Честите грешки
- продажби, маркирани в софтуера, но неотразени във фискалното устройство
- изтриване на поръчки вместо сторно по правилата
- стар софтуер без актуализации след промяна в наредбата
- служители без обучение за отстъпките и връщанията
- липса на ясна отговорност за софтуера между търговеца и доставчика
Кога да се обърнете към ERP или софтуерна фирма
Малкият магазин с един касов апарат често се справя с готов софтуер. Когато имате няколко обекта, онлайн магазин, склад и счетоводство, които трябва да работят заедно, е нужна интеграция. Една ERP система или специализирана софтуерна фирма може да свърже продажбите, склада и счетоводството, но интеграцията трябва да спазва изискванията на Наредба Н-18. Поискайте фаза за тестове, списък на специалните случаи и документация при предаването.
Ролята на счетоводителя
Счетоводителят знае най-добре задълженията на Вашата фирма и какво изисква НАП. Включете го в избора на софтуер, за да няма разминавания между продажбите и счетоводството. Offrano не дава данъчни съвети; за конкретни въпроси счетоводителят или регистриран данъчен консултант е правилният човек.
Проверките на НАП
При проверка в търговски обект органите по приходите могат да сравнят данните в софтуера с данните от фискалното устройство и да поискат достъп до системата. Затова е важно служителите да знаят как да покажат поръчките и отчетите и кой е отговорникът за софтуера. Дръжте договора с доставчика, документацията на софтуера и данните за сервиза на фискалното устройство на достъпно място.
Източник: nra.bg
Ако търсите доставчик
Чрез Offrano описвате какво Ви е нужно: софтуер за обекта, интеграция или ERP. Запитването на фирмата Ви стига до един доставчик, който плаща за него; за Вас е безплатно. Преди доставчикът да види данните Ви, получавате по имейл неговото име, адрес и телефон. Не можем да обещаем, че доставчик ще поеме запитването.