Lični podaci u firmi: obaveze, rizici i praktični koraci

Zaštita ličnih podataka u BiH uređena je državnim zakonom, a Agencija za zaštitu ličnih podataka prati primjenu, rješava prigovore građana i provodi inspekcijski nadzor. Na stranici Agencije objavljeni su propisi, mišljenja i odluke iz prakse. Propisi se usklađuju s evropskim pravilima, pa provjerite važeći tekst zakona i rokove za primjenu.

Tekstovi propisa objavljuju se u Službenom glasniku BiH.

Izvor: azlp.ba · sluzbenilist.ba

Prikupljajte samo podatke koji vam zaista trebaju, koristite ih samo za svrhu zbog koje ste ih uzeli, čuvajte ih sigurno i ne duže nego što je potrebno. Zvuči jednostavno, ali u praksi firme skupljaju podatke za svaki slučaj: kopije ličnih karata, datume rođenja, privatne adrese. Svaki suvišan podatak je rizik bez koristi.

Firma treba znati koje zbirke podataka vodi: kadrovska evidencija, obračun plata, kupci, dobavljači, kandidati za posao, vidio-nadzor. Za svaku zbirku zapišite svrhu, pravni osnov, ko ima pristup i koliko dugo se čuva. Takav pregled je osnova za sve ostale korake i za razgovor s inspektorom.

Kadrovski dosijei sadrže osjetljive podatke o zdravlju, porodici i plati. Pristup ograničite na osobe iz kadrovske službe i računovodstva. Prijave kandidata koji nisu primljeni ne čuvajte neograničeno; ako ih želite zadržati za buduće konkurse, tražite saglasnost kandidata.

Kamere u radnom prostoru, praćenje vozila GPS-om i pregled službenih e-mailova zadiru u privatnost radnika. Takav nadzor mora imati opravdan razlog, radnici moraju biti obaviješteni, a obim mora biti srazmjeran. Kamere u garderobama, toaletima i prostorijama za odmor nisu prihvatljive.

Kontakt podaci kupaca potrebni su za isporuku, fakturu i garanciju. Za slanje reklama i newslettera potreban je poseban osnov, najčešće saglasnost, i jednostavna odjava. Ne dijelite baze kupaca s drugim firmama bez jasnog pravnog osnova.

Kontakt forme, online narudžbe i analitika posjeta prikupljaju podatke. Web-stranica treba imati obavještenje o privatnosti na razumljivom jeziku: ko prikuplja podatke, zašto, koliko dugo ih čuva i kome ih prosljeđuje. Kod kolačića za marketing i praćenje koristite rješenje za saglasnost.

Kamere na ulazu u radnju ili dvorište firme trebaju biti označene vidljivim obavještenjem i usmjerene na vlastiti prostor. Snimci se čuvaju ograničeno vrijeme i pregledaju samo kada postoji razlog, na primjer krađa. Agencija je u praksi često postupala po prigovorima na kamere koje snimaju ulicu ili susjede.

Knjigovodstveni servis, firma za održavanje računara, hosting i programi u oblaku obrađuju vaše podatke. S njima zaključite ugovor koji uređuje svrhu obrade, povjerljivost, sigurnost i brisanje nakon završetka saradnje. Provjerite gdje se podaci čuvaju i da li se prenose izvan zemlje.

Firme iz BiH koje nude usluge građanima EU, na primjer kroz online prodaju ili turizam, ili rade kao podizvođači evropskih firmi, često moraju ispuniti i evropska pravila. Partneri iz EU traže ugovore o obradi podataka i dokaze o sigurnosnim mjerama. Pripremite se unaprijed, jer to postaje uslov za posao.

• lični nalozi i jake lozinke za svakog radnika
• dvofaktorska prijava za e-mail i cloud servise
• šifrovani laptopi i USB diskovi
• redovne rezervne kopije na odvojenom mjestu
• ažuriran softver i antivirus
• zaključani ormari za papirne dosijee

Radnik, kupac ili kandidat može tražiti da vidi koje podatke o njemu imate, da ih ispravite ili obrišete. Odredite ko u firmi prima takve zahtjeve i odgovara u propisanom roku. Neodgovoren zahtjev vodi prigovoru Agenciji.

Izgubljen laptop, e-mail poslat pogrešnoj adresi, ukraden telefon ili hakerski napad mogu otkriti lične podatke. Odmah ograničite štetu, zabilježite šta se desilo i provjerite obaveze obavještavanja Agencije i pogođenih osoba prema važećim propisima.

Neke podatke morate čuvati dugo, na primjer podatke o platama i radnom stažu, a druge kratko, na primjer snimke kamera ili prijave kandidata. Tabela s rokovima po vrsti dokumenta i godišnje čišćenje arhive smanjuju rizik i troškove prostora.

Stari dosijei, fakture s podacima kupaca i ispisani spiskovi ne bacaju se u kontejner. Koristite uništivač papira ili uslugu sigurnog uništavanja arhive. Kod rashodovanja računara i telefona podatke trajno obrišite ili uništite diskove.

Za složenija pitanja, kao što su nadzor radnika, osjetljivi zdravstveni podaci ili prenos podataka u inostranstvo, posavjetujte se s advokatom ili stručnjakom za zaštitu podataka. Za tehničke mjere angažujte IT firmu koja zna povezati sigurnost sa svakodnevnim radom malih firmi.

Kad znate šta vam treba, posao opišite u obrascu na stranici djelatnosti. Upit dobija samo jedna firma iz vašeg kraja; ona ga plaća Offranu, a za vas je besplatan i bez obaveze. Prije nego što firma vidi vaše podatke, šaljemo vam njen naziv, adresu i broj telefona. Provjeravamo da firma postoji, ali ne i kvalitet njenog rada.