Biuro perkraustymas: planas, kad darbas nesustotų

Planavimą pradėkite kuo anksčiau, ypač jei įmonė didesnė. Paskirkite vieną atsakingą asmenį ar komandą, kuri koordinuos visus darbus. Sudarykite laiko planą su atgaliniu skaičiavimu nuo perkraustymo dienos. Patikrinkite senos patalpų nuomos sutarties nutraukimo terminus ir grąžinimo sąlygas, kad neliktų dvigubų išlaidų.

Prieš perkraustymą naujos patalpos turi būti paruoštos: elektros lizdai, tinklo kabeliai, apšvietimas, vėdinimas ir, jei reikia, praėjimo kontrolė. Sudarykite darbo vietų išdėstymo planą, kad perkraustytojai žinotų, kur ką pastatyti. Jei patalpose atliekamas remontas, palikite atsargos laiko, nes remonto darbai dažnai užtrunka ilgiau nei planuota.

Patikrinkite, ar naujose patalpose įvykdyti priešgaisrinės saugos reikalavimai ir ar pakanka evakuacinių išėjimų pagal darbuotojų skaičių.

IT perkraustymas yra jautriausia dalis. Iš anksto užsakykite interneto prijungimą naujose patalpose, nes tai gali užtrukti. Padarykite visų svarbių duomenų atsargines kopijas prieš perkraustymą. Serverius ir tinklo įrangą geriausia perkelti savaitgalį, kad pirmadienį viskas veiktų. Pažymėkite kiekvieną kompiuterį, monitorių ir kabelius, kad juos būtų galima greitai sujungti.

Jei dirbate su asmens duomenimis, užtikrinkite, kad dokumentai ir laikmenos perkraustymo metu būtų saugūs. Popieriniai dokumentai turi būti supakuoti uždarose dėžėse, o nereikalingi sunaikinti saugiai.

• interneto užsakymas naujose patalpose
• atsarginės duomenų kopijos
• serverio perkėlimas ne darbo metu
• įrangos ir kabelių žymėjimas
• asmens duomenų apsauga perkraustant

Šaltinis: vdai.lrv.lt

Jei keičiasi įmonės buveinės adresas, jį reikia pakeisti Juridinių asmenų registre. Kai kurioms teisinėms formoms tam reikia keisti ir įstatus. Pakeitimus galima pateikti elektroniniu būdu per Registrų centro savitarną. Buveinės adresas turi būti toks, kuriuo įmonė gali gauti korespondenciją, todėl reikia patalpų savininko sutikimo.

Pasikeitusius duomenis valstybės institucijos paprastai gauna iš registro, bet patikrinkite, ar reikia atskirai pranešti mokesčių administratoriui ar kitoms institucijoms apie veiklos vietas.

Šaltinis: registrucentras.lt · vmi.lt

• klientams ir tiekėjams
• bankui ir draudikui
• pašto ir kurjerių tarnyboms
• svetainėje, el. laiškų parašuose ir sąskaitų šablonuose
• žemėlapiuose ir įmonių kataloguose
• apsaugos tarnybai ir valymo įmonei

Informuokite darbuotojus iš anksto ir įtraukite juos į planavimą. Kiekvienas darbuotojas gali susipakuoti savo darbo vietą, o perkraustymo įmonė pasirūpina baldais ir įranga. Paaiškinkite, kaip atrodys pirmoji diena naujose patalpose, kur bus stovėjimo vietos ir kaip pasiekti biurą viešuoju transportu.

Jei keičiasi darbo vieta, patikrinkite, ar tai atitinka darbo sutarčių sąlygas. Didesni pokyčiai gali reikalauti darbuotojo sutikimo pagal Darbo kodeksą.

Šaltinis: e-tar.lt

Gera perkraustymo įmonė prieš pateikdama pasiūlymą apžiūri patalpas arba prašo išsamaus sąrašo. Pasiteiraukite, ar ji turi patirties perkraustant biurus, ar gali išardyti ir surinkti baldus, pervežti serverius ir seifus, ar turi krovinio draudimą. Paprašykite aiškaus pasiūlymo su darbų apimtimi, laiku ir kaina.

• biurų perkraustymo patirtis
• baldų ardymas ir surinkimas
• IT įrangos ir seifų pervežimas
• krovinio draudimas
• darbas savaitgaliais ar vakarais
• atliekų ir nereikalingų baldų išvežimas

Perkraustymo dieną vienas atsakingas asmuo turėtų būti senose, kitas naujose patalpose. Užtikrinkite lifto ir įvažiavimo galimybes. Miesto centre gali prireikti stovėjimo leidimo sunkvežimiui; pasiteiraukite savivaldybėje. Dėžes žymėkite pagal naujų patalpų planą, pavyzdžiui, kambario numeriu ir darbo vietos numeriu.

Į biudžetą įtraukite ne tik perkraustymo įmonės kainą. Išlaidų atsiranda dėl naujų patalpų paruošimo, interneto prijungimo, naujų baldų, senų patalpų grąžinimo, spausdintos medžiagos su nauju adresu ir galimos prastovos. Dažnai pamirštama, kad dvi nuomos kurį laiką gali persidengti. Palikite atsargą netikėtoms išlaidoms, ypač jei naujose patalpose atliekamas remontas.

• perkraustymo įmonė ir pakavimo medžiagos
• naujų patalpų paruošimas ir remontas
• IT ir tinklo įrengimas
• persidengianti nuoma
• senų patalpų atnaujinimas ir valymas
• nereikalingų baldų išvežimas

Perkraustymas yra gera proga peržiūrėti archyvą. Dokumentus, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, galima sunaikinti saugiai, pavyzdžiui, per dokumentų naikinimo paslaugą. Buhalterinius ir personalo dokumentus saugokite tiek, kiek reikalauja teisės aktai. Archyvo dėžes pažymėkite ir surašykite jų turinį, kad naujose patalpose viską greitai rastumėte.

Šaltinis: vmi.lt

Naujose patalpose iš anksto sutvarkykite signalizaciją, praėjimo korteles ir raktų išdavimą. Senose patalpose po išsikraustymo išjunkite apsaugos sistemas tik tada, kai jose nebeliko turto. Surašykite, kam išduoti raktai ir kortelės, ir surinkite senuosius. Jei naudojate vaizdo stebėjimą, įspėkite apie jį darbuotojus ir lankytojus pagal asmens duomenų apsaugos reikalavimus.

Šaltinis: vdai.lrv.lt

Senos patalpos turi būti grąžintos pagal nuomos sutarties sąlygas. Dažnai reikia išmontuoti įmonės įrengtus dalykus, išvalyti patalpas ir, jei reikia, atnaujinti sienas. Surašykite perdavimo aktą su nuotraukomis. Nereikalingus baldus ir įrangą parduokite, padovanokite ar tinkamai utilizuokite.

Po perkraustymo patikrinkite, ar viskas veikia: internetas, telefonai, spausdintuvai, praėjimo kontrolė ir signalizacija. Surinkite darbuotojų pastabas ir greitai išspręskite trūkumus. Atnaujinkite adresą visur, kur jis dar liko senas.

Biuro perkraustymui reikia plano, atsakingo asmens ir laiko atsargos. Svarbiausia yra IT, duomenys ir aiški informacija darbuotojams bei klientams.

Įmonės perkraustymui, IT perkėlimui ar biuro baldams galite pateikti užklausą per Offrano. Jūsų užklausą gauna lygiai viena įmonė, kuri moka Offrano už užklausą. Jums tai nemokama, o sutartį sudarote tiesiogiai su įmone.