RO e-Factura între firme: de la obligație la rutină

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile electronice se transmit prin intermediul ANAF. Factura nu mai este un PDF oarecare, ci un fișier structurat în format XML, construit după standardul european pentru facturarea electronică și după specificațiile naționale. Sistemul validează fișierul, îl semnează electronic și îl pune la dispoziția cumpărătorului în Spațiul Privat Virtual (SPV).

Pentru tranzacțiile între firme stabilite în România, transmiterea prin RO e-Factura a devenit obligatorie din 2024, iar sistemul a fost extins treptat și la alte categorii de operațiuni. Ce se aplică exact firmei dumneavoastră, inclusiv termenele de transmitere, verificați pe paginile ANAF și ale Ministerului Finanțelor, pentru că regulile au fost modificate de mai multe ori.

Sursă: anaf.ro · mfinante.gov.ro

• acces la Spațiul Privat Virtual al firmei, cu certificat digital calificat
• înregistrarea firmei în registrul RO e-Factura, acolo unde este cerută
• un program de facturare care generează XML conform și îl poate transmite
• datele complete ale clienților: denumire, cod fiscal, adresă
• o persoană care verifică zilnic sau săptămânal mesajele din SPV

Sistemul verifică structura fișierului, nu doar semnătura. Motivele frecvente de respingere sunt câmpuri obligatorii lipsă, un cod fiscal greșit al clientului, coduri de TVA sau unități de măsură care nu corespund, sume care nu se adună corect sau caractere speciale care strică fișierul. O factură respinsă nu este considerată emisă prin sistem, așa că trebuie corectată și transmisă din nou.

Un program bun vă arată mesajul de eroare pe înțeles și vă permite să corectați fără să refaceți totul. Verificați periodic starea facturilor transmise; o respingere necitită poate rămâne neobservată până la primul control.

RO e-Factura nu privește doar facturile pe care le emiteți. Facturile furnizorilor ajung în SPV, iar contabilitatea trebuie să le preia de acolo. Multe programe de contabilitate descarcă automat facturile primite, le transformă într-un format lizibil și le leagă de plăți. Fără această automatizare, cineva trebuie să descarce manual fișierele și să le arhiveze.

Păstrați facturile electronice în formatul original, cu semnătura sistemului. Un PDF generat din XML este util pentru citire, dar nu înlocuiește fișierul original.

Sursă: anaf.ro

Pentru o firmă mică, un program de facturare online care include RO e-Factura este de obicei suficient: completați factura, apăsați transmite și urmăriți starea. Pentru firmele cu un ERP, un magazin online sau un sistem propriu de comenzi, transmiterea se integrează direct, prin interfața de programare pusă la dispoziție de ANAF. Aici intervine un furnizor de software sau un integrator ERP.

La o integrare, cereți o fază de test în mediul de test al ANAF, o listă cu cazurile speciale ale firmei dumneavoastră, cum ar fi facturile de avans, stornările sau facturile în valută, și documentația predată la final.

Sursă: mfinante.gov.ro

• suport pentru emitere, primire și arhivarea facturilor electronice
• actualizări incluse când se schimbă specificațiile ANAF
• mesaje de eroare clare și retransmitere ușoară
• export al datelor, ca să nu depindeți de un singur furnizor
• drepturi de acces pe utilizatori, inclusiv pentru contabilul extern
• un contract de prelucrare a datelor, dacă furnizorul stochează facturile

Pe lângă RO e-Factura, ANAF are și alte sisteme digitale: RO e-Transport pentru anumite transporturi de bunuri și declarația informativă SAF-T pentru categoriile de contribuabili obligate. Nu toate privesc orice firmă, dar un program bun de facturare și contabilitate ține cont de ele. Întrebați furnizorul ce acoperă programul și ce trebuie făcut separat.

Sursă: anaf.ro

Contabilul sau firma de contabilitate știe de obicei cel mai bine ce obligații are firma dumneavoastră și ce termene se aplică. Implicați-l în alegerea programului, ca fluxul dintre facturare și contabilitate să fie fără pauze manuale. Offrano nu oferă consultanță fiscală; pentru întrebări fiscale concrete, contabilul sau un consultant fiscal autorizat este persoana potrivită.

Prin Offrano descrieți ce aveți nevoie: program de facturare, integrare ERP sau dezvoltare. Cererea firmei dumneavoastră ajunge la un singur furnizor din domeniu, care plătește pentru ea; pentru dumneavoastră este gratuită. Înainte ca furnizorul să vă vadă datele de contact, primiți prin e-mail numele, adresa și telefonul lui. Nu putem promite că un furnizor va prelua cererea.