myDATA και ERP: τι πρέπει να κάνει το λογισμικό σας

Το myDATA είναι η ηλεκτρονική πλατφόρμα της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων στην οποία διαβιβάζονται τα δεδομένα των παραστατικών και των λογιστικών εγγραφών των επιχειρήσεων. Η διαβίβαση μπορεί να γίνεται απευθείας από το εμπορικό πρόγραμμα ή το ERP, μέσω παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ή σε μικρές επιχειρήσεις μέσω των εργαλείων της ίδιας της πλατφόρμας.

Στην πράξη, το λογισμικό σας πρέπει να αντιστοιχίζει κάθε παραστατικό με τους σωστούς τύπους και χαρακτηρισμούς, να λαμβάνει τον μοναδικό αριθμό καταχώρισης και να διαχειρίζεται απορρίψεις και ακυρώσεις. Τα τεχνικά έγγραφα και οι προδιαγραφές δημοσιεύονται στην πλατφόρμα.

Πηγή: mydata.aade.gr

Η ελληνική νομοθεσία προβλέπει τη σταδιακή υποχρεωτική έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, μέσω αδειοδοτημένων παρόχων ή δημόσιων εργαλείων. Οι φάσεις και οι ημερομηνίες εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησης και ανακοινώνονται από την ΑΑΔΕ.

Αντί να βασιστείτε σε όσα ακούγονται, ελέγξτε στην πλατφόρμα της ΑΑΔΕ ποια φάση σας αφορά και ρωτήστε τον λογιστή σας. Ένα ERP που δεν είναι έτοιμο την ημέρα της υποχρέωσης σημαίνει τιμολόγια που δεν μπορούν να εκδοθούν σωστά.

Πηγή: mydata.aade.gr

• διαβιβάζει το σύστημα απευθείας στο myDATA ή μέσω παρόχου, και ποιος πληρώνει τον πάροχο
• πώς χειρίζεται απορρίψεις, ακυρώσεις και πιστωτικά
• ποιος ενημερώνει το λογισμικό όταν αλλάζουν οι προδιαγραφές, και με ποιο κόστος
• πώς εξάγονται τα δεδομένα αν αλλάξετε σύστημα
• πού φιλοξενούνται τα δεδομένα και ποιος έχει πρόσβαση
• τι υποστήριξη υπάρχει στις ημέρες κλεισίματος του μήνα

Για πωλήσεις σε επιχειρήσεις άλλων κρατών μελών, η ευρωπαϊκή οδηγία για τον ΦΠΑ προβλέπει σε πολλές περιπτώσεις αντίστροφη επιβάρυνση και υποβολή ανακεφαλαιωτικών δηλώσεων. Το ERP πρέπει να αναγνωρίζει αυτές τις συναλλαγές, να εμφανίζει τις σωστές αναφορές στο τιμολόγιο και να τις διαβιβάζει με τους σωστούς χαρακτηρισμούς.

Πριν τιμολογήσετε χωρίς ΦΠΑ, ελέγξτε τον αριθμό ΦΠΑ του πελάτη στο σύστημα VIES της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ένα καλό σύστημα κάνει τον έλεγχο αυτόματα και κρατά αποδεικτικό.

Πηγή: eur-lex.europa.eu · ec.europa.eu

Η αλλαγή ERP στη μέση της χρήσης είναι εφικτή, αλλά θέλει σχέδιο: ποια δεδομένα μεταφέρονται (πελάτες, είδη, υπόλοιπα, ανοιχτά παραστατικά), ποιος τα ελέγχει και πότε γίνεται η μετάβαση. Μια περίοδος παράλληλης λειτουργίας και ένας έλεγχος των διαβιβάσεων στο myDATA τις πρώτες ημέρες προλαμβάνουν δυσάρεστες εκπλήξεις.

Ζητήστε από τον πάροχο να γράφει στην προσφορά τι περιλαμβάνει η μετάπτωση, πόσες ώρες εκπαίδευσης, και τι γίνεται αν η μετάβαση καθυστερήσει.

Διαβάστε αν πληρώνετε ανά χρήστη, ανά εταιρεία ή ανά όγκο παραστατικών, και τι γίνεται όταν μεγαλώσετε. Ρωτήστε για ελάχιστη διάρκεια, αυξήσεις τιμών και όρους αποχώρησης. Η δυνατότητα να πάρετε τα δεδομένα σας σε ανοιχτή μορφή όταν φύγετε είναι όρος που αξίζει να υπάρχει γραπτώς.

Αν το σύστημα φιλοξενείται στο νέφος, ζητήστε σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων κατά τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, γιατί το ERP περιέχει στοιχεία πελατών και εργαζομένων.

Πηγή: eur-lex.europa.eu

Ελέγξτε τα στοιχεία του παρόχου ή του μεταπωλητή στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο και τον αριθμό ΦΠΑ στο VIES. Ζητήστε αναφορές από επιχειρήσεις με παρόμοιο μέγεθος και κλάδο, και ρωτήστε πόσοι τεχνικοί υποστηρίζουν πραγματικά το προϊόν στην Ελλάδα.

Πηγή: publicity.businessportal.gr · ec.europa.eu

Σε πολλές επιχειρήσεις τα παραστατικά δεν εκδίδονται μόνο από ένα σημείο. Υπάρχει το e-shop, τα ταμειακά συστήματα του καταστήματος, οι πωλητές με tablet. Ρωτήστε πώς συνδέονται όλα αυτά με το ERP, ώστε τα είδη, οι τιμές και τα αποθέματα να είναι ενιαία και οι διαβιβάσεις να μη γίνονται δύο φορές ή καθόλου.

Ένα διάγραμμα με τις ροές των παραστατικών, ποιο σύστημα εκδίδει τι και ποιο διαβιβάζει, είναι το πιο χρήσιμο έγγραφο που μπορεί να σας δώσει ο πάροχος πριν από την υπογραφή.

Συμπληρώνετε τη φόρμα με την περιγραφή της εργασίας και επιβεβαιώνετε κινητό και e-mail. Το αίτημα εμφανίζεται ανώνυμα σε επιχειρήσεις της περιοχής σας, με την περιοχή και τον ταχυδρομικό κώδικα αλλά χωρίς όνομα ή τηλέφωνο. Μόνο μία επιχείρηση μπορεί να το αγοράσει· εκείνη πληρώνει το Offrano, εσείς όχι.

Πριν σας τηλεφωνήσει, λαμβάνετε e-mail με την επωνυμία, τη διεύθυνση και το τηλέφωνό της. Αν δεν θέλετε επικοινωνία, ανακαλείτε τη συγκατάθεση από τον σύνδεσμο του ίδιου e-mail. Δεν υπάρχει εγγύηση ότι κάποια επιχείρηση θα αγοράσει το αίτημα· αν περάσουν 21 ημέρες χωρίς αγοραστή, αποσύρεται.

Το Offrano ελέγχει ότι ο αγοραστής είναι καταχωρισμένη επιχείρηση, όχι την ποιότητα της δουλειάς του. Την προσφορά την αξιολογείτε εσείς, και δεν είστε υποχρεωμένοι να τη δεχτείτε.