E-arve: masinloetav arve, mis säästab aega

E-arve on struktureeritud andmefail, mis vastab kokkulepitud standardile. Eestis kasutatakse Eesti e-arve standardit ja Euroopa e-arve standardit. Erinevalt PDF-ist, mida inimene loeb, loeb e-arvet tarkvara: see teab, kus on arve number, summa, käibemaks, pangakonto ja tooted. Nii ei pea raamatupidaja andmeid käsitsi sisestama ja vigade oht väheneb.

E-arveid edastatakse tavaliselt e-arve operaatori kaudu, kes toimetab arve õigesse raamatupidamistarkvarasse või internetipanka.

Allikas: fin.ee · eur-lex.europa.eu

Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele esitatavad arved peavad Eestis olema e-arved. See nõue tuleneb raamatupidamise seadusest ja riigihangete regulatsioonist ning Euroopa Liidu e-arvete direktiivist. Kui teete tööd avalikule sektorile, peab Teie tarkvara oskama e-arveid koostada ja saata.

Allikas: riigiteataja.ee · fin.ee

Raamatupidamise seaduse muudatustega on e-arvete kasutamist laiendatud ka ettevõtete vahelistele tehingutele. Täpsed nõuded, sealhulgas see, millal ja kellele e-arve esitamine on kohustuslik, on raamatupidamise seaduses ja Rahandusministeeriumi selgitustes. Kuna nõuded on muutunud, kontrollige kehtivat redaktsiooni ja ärge tuginege vanadele juhistele.

Allikas: riigiteataja.ee · fin.ee

Euroopa Liidus arutatakse ja rakendatakse e-arvete ja digitaalse aruandluse laiendamist, sealhulgas piiriülestele tehingutele. Kui kaubelete teiste liikmesriikidega, tasub jälgida nii Eesti kui ka partneri riigi nõudeid. Mõnes riigis on e-arve ettevõtete vahel juba kohustuslik või muutub kohustuslikuks.

Allikas: eur-lex.europa.eu

Enamik Eestis kasutatavaid raamatupidamistarkvarasid toetab e-arveid. Kontrollige, kas Teie tarkvara oskab e-arveid nii saata kui ka vastu võtta ja kas see on ühendatud e-arve operaatoriga. Kui kasutate vanemat või omaloodud süsteemi, võib olla vaja arendust või liidest.

• e-arvete saatmine ja vastuvõtmine
• ühendus e-arve operaatoriga
• kliendiandmete, sealhulgas registrikoodi korrektsus
• arvete automaatne sidumine ostutellimustega
• arhiveerimine ja säilitamine

E-arve säästab aega nii saatjale kui ka saajale. Arve jõuab kiiremini, andmed ei pea käsitsi sisestama ja makse saab siduda automaatselt. Samuti on lihtsam jälgida, millised arved on tasutud. Pettuste risk väheneb, sest e-arve liigub turvaliselt operaatori kaudu ja vale pangakontoga võltsarvet on raskem saata.

Üleminekul tekivad sageli samad probleemid.

• PDF-arvet peetakse e-arveks
• kliendi registrikood või operaator on vale
• käibemaksumäärad ei ole tarkvaras õigesti seadistatud
• vastuvõetud e-arveid ei kontrollita enne maksmist
• arhiveerimine ei vasta säilitusnõuetele

Raamatupidamise dokumente tuleb säilitada seaduses sätestatud aja jooksul. E-arved säilitatakse elektrooniliselt nii, et neid saab hiljem lugeda ja et need ei muutu. Kontrollige, kas Teie tarkvara või operaator pakub nõuetekohast arhiveerimist.

Allikas: riigiteataja.ee

Kui koostate e-arve oma raamatupidamistarkvaras, saadab tarkvara selle e-arve operaatorile. Operaator leiab saaja operaatori ja toimetab arve saaja tarkvarasse või internetipanka. Saaja tarkvara loeb arve andmed ja loob automaatselt ostuarve kande. Raamatupidaja kinnitab arve ja maksab selle. Kogu protsess võib toimuda ilma, et keegi peaks andmeid ümber kirjutama. Selleks peavad nii saatja kui ka saaja olema e-arvete vastuvõtjana registreeritud ja nende andmed peavad olema õiged.

Kui saaja ei ole e-arvete vastuvõtjana registreeritud, võib operaator arve edastada ka muul viisil, kuid siis kaob osa automaatika eelistest.

E-arve operaatori teenus võib olla tasuline või sisalduda raamatupidamistarkvara hinnas. Väikese arvete arvu puhul on kulu tavaliselt väike. Suurema mahu puhul tasub võrrelda operaatorite hindu ja tingimusi. Arvestage, et aja kokkuhoid käsitsi sisestamiselt kaalub sageli kulu üles.

Kui Teie ettevõte ei kasuta veel e-arveid, alustage sellest, et kontrollite oma tarkvara võimalusi ja valite operaatori. Seejärel registreerige ettevõte e-arvete vastuvõtjana, et partnerid saaksid Teile e-arveid saata. Teavitage suuremaid partnereid, et eelistate e-arveid. Lõpuks seadistage e-arvete saatmine oma klientidele. Üleminek võib toimuda järk-järgult, alustades suurematest partneritest.

• tarkvara võimaluste kontroll
• operaatori valik
• registreerimine e-arvete vastuvõtjana
• partnerite teavitamine
• saatmise seadistamine
• protsessi testimine

E-arve on masinloetav arve, mis säästab aega ja vähendab vigu. Avalikule sektorile on see kohustuslik ning kasutus ettevõtete vahel laieneb. Kontrollige kehtivaid nõudeid, valmistage tarkvara ette ja alustage üleminekut aegsasti.

Võltsarve pettuses saadab kurjategija ettevõttele arve, mis näeb välja nagu tuttava partneri oma, kuid sisaldab teist pangakonto numbrit. PDF-arvet on lihtne võltsida, e-arvet operaatori kaudu palju raskem. Siiski tasub ka e-arvete puhul kontrollida, kas saatja ja pangakonto vastavad varasematele arvetele. Kui pangakonto muutub, kontrollige seda partneriga telefonitsi. Raamatupidamistarkvara saab sageli seadistada nii, et see hoiatab pangakonto muutuse korral. See lihtne kontroll on üks tõhusamaid kaitseid petturite vastu.

E-arve ei ole ainult nõue, vaid ka võimalus muuta arvete käsitlemine kiiremaks ja kindlamaks. Mida varem alustate, seda sujuvam on üleminek.

Kui vajate abi raamatupidamistarkvara või ERP-süsteemi seadistamisel e-arvete jaoks, kirjeldage vajadust Offranos. Päringu saab täpselt üks IT- või ERP-ettevõte, kes maksab selle eest Offranole; Teile on see tasuta.