Ettevõtte kolimine: plaan, mis hoiab töö käimas

Ettevõtte kolimist tasub hakata planeerima mitu kuud enne kolimise päeva. Esimesena määrake vastutaja või meeskond, kes kolimist juhib. Koostage ajakava, kuhu on märgitud kõik etapid alates uute ruumide ettevalmistamisest kuni vana kontori üleandmiseni. Kontrollige ka vana üürilepingu lõpetamise tingimusi ja etteteatamise tähtaegu.

Enne kolimist veenduge, et uued ruumid on valmis: elekter, internet, ventilatsioon, valgustus ja turvasüsteemid töötavad. Planeerige töökohtade paigutus, koosolekuruumid ja serveriruum. Kui ruume on vaja remontida või sisustada, tehke see enne kolimist. Kontrollige, kas ruumide kasutusotstarve vastab Teie tegevusele.

Allikas: ehr.ee

IT on ettevõtte kolimisel kõige kriitilisem osa. Tellige internetiühendus uude kontorisse aegsasti, sest ühenduse loomine võib võtta aega. Tehke enne kolimist andmetest varukoopia. Serverid ja võrguseadmed pakitakse ja transporditakse eriti hoolikalt. Plaanige, kes ühendab seadmed uues kontoris ja testib, et kõik töötab enne töötajate saabumist.

• internetiühenduse tellimine
• andmete varukoopia
• serverite ja võrguseadmete pakkimine
• telefonisüsteemi ümbersuunamine
• printerite ja töökohtade ühendamine
• testimine enne tööpäeva algust

Teavitage töötajaid kolimisest varakult ja selgitage, mida neilt oodatakse. Iga töötaja võib pakkida oma töölaua ja isiklikud asjad, kui kastid on märgistatud. Andke teada, kuidas uude kontorisse pääseb, kus on parkimine ja ühistranspordi peatused. Kui kolimine mõjutab töötajate teekonda oluliselt, arutage seda nendega.

Paberdokumente, mis sisaldavad isikuandmeid või ärisaladusi, tuleb transportida turvaliselt. Kasutage lukustatavaid kaste ja jälgige, et dokumendid ei jääks järelevalveta. Kolimine on ka hea aeg vaadata üle, milliseid dokumente on vaja säilitada ja milliseid võib hävitada. Hävitage dokumendid turvaliselt, näiteks paberipurustiga või dokumendihävitusteenusega. Andmekaitse Inspektsiooni lehelt leiate juhiseid isikuandmete käitlemise kohta.

Allikas: aki.ee

Pärast kolimist uuendage ettevõtte aadress kõikjal, kus see on registreeritud. Kui muutub äriregistrisse kantud aadress, esitage muutmiskanne ettevõtjaportaalis. Uuendage aadress ka Maksu- ja Tolliametis, kui see ei uuene automaatselt, ning pankades, kindlustusandjatel ja lepingupartneritel.

Allikas: ariregister.rik.ee · emta.ee

Teavitage kliente ja partnereid uuest aadressist aegsasti. Uuendage aadress kodulehel, e-kirjade allkirjades, arvetel ja kaardirakendustes. Kui Teil on klienditeenindus või pood, pange vana ukse juurde teade uue asukohaga.

Ettevõtte kolimiseks valige firma, kellel on kogemus kontorikolimistega. Küsige, kas firma pakub ka IT-seadmete pakkimist, mööbli lahtivõtmist ja kokkupanekut ning jäätmete äravedu. Kontrollige vastutuskindlustust ja leppige kokku, kuidas kahjusid käsitletakse. Paljud ettevõtted kolivad nädalavahetusel, et vältida tööaja kadu.

Allikas: ariregister.rik.ee · ttja.ee

Andke vana kontor üle vastavalt üürilepingule: tühjendatuna, koristatuna ja vajadusel remonditud. Koostage üleandmise akt koos fotodega. Lõpetage vanade ruumide teenuslepingud, näiteks internet, koristus ja turvateenus.

Ettevõtte kolimise eelarve sisaldab palju rohkem kui kolimisfirma arvet. Arvestage uute ruumide ettevalmistuse, mööbli, IT-seadmete, internetiühenduse, trükiste ja aadressimuudatuste kulusid. Samuti võib olla vaja maksta mõlema ruumi üüri üleminekuperioodil. Tehke eelarve realistlikult ja jätke reserv ootamatuteks kuludeks. Hea eelarve aitab ka otsustada, kas kolida kõik korraga või etappide kaupa.

Kui ettevõttel on ladu või tootmine, vajab kolimine veelgi hoolikamat planeerimist. Masinad võivad vajada spetsiaalset transporti, tõstukeid ja paigaldust. Laovaru tuleb inventeerida enne ja pärast kolimist. Planeerige, kuidas tagatakse tarned klientidele kolimise ajal, näiteks ajutise lao või suurendatud varuga enne kolimist.

Kolimispäeval peaks kõigil olema selge, mida teha.

• kontaktisik vanas ja uues kontoris
• märgistatud kastid ja plaan, mis kuhu läheb
• võtmed ja kiibid uude kontorisse
• IT-tugi kohapeal
• ajutine side klientidega
• parkimine kolimisautodele

Esimestel päevadel pärast kolimist tekib alati väiksemaid probleeme: printer ei tööta, mõni kast on kadunud või töökoht vajab kohandamist. Varuge aega nende lahendamiseks ja koguge töötajatelt tagasisidet. Mõne nädala pärast vaadake üle, kas kõik aadressid on uuendatud ja kas kõik lepingud vanade ruumidega on lõpetatud.

Väiksem kontor kolib sageli ühe nädalavahetusega. Suurem ettevõte võib kolida osakondade kaupa, et töö saaks jätkuda. Etapiviisiline kolimine vähendab riski, et kõik on korraga seisakus, kuid nõuab rohkem koordineerimist ja võib tähendada, et osa meeskonnast töötab mõnda aega eri kohtades. Valige lahendus, mis sobib Teie tegevusega, ja selgitage seda töötajatele varakult.

Alustage planeerimist varakult, määrake vastutaja, valmistage uued ruumid ette, planeerige IT hoolikalt, kaasake töötajad, kaitske dokumente ja uuendage ametlikud andmed. Valige kogenud kolimisfirma ja leppige vastutus kirjalikult kokku. Nii jääb seisak lühikeseks ja töö jätkub uues kohas sujuvalt.

Kolimise ajal tõstetakse raskeid asju ja liigutakse trepikodades. Kui töötajad aitavad kolida, juhendage neid ohutute tõstevõtete osas ja jätke rasked esemed kolimisfirmale. Tööinspektsiooni lehelt leiate juhiseid raskuste käsitsemise kohta. Hoidke evakuatsiooniteed ja trepikojad vabad ka kolimise ajal, et keegi ei komistaks kastide otsa.

Allikas: ti.ee

Kirjeldage ettevõtte kolimist Offranos: ruumide suurus, töökohtade arv, IT ja soovitud kuupäev. Päringu saab täpselt üks kolimisfirma, kes maksab selle eest Offranole. Teile on päring tasuta ja enne kui firma näeb Teie andmeid, saate tema nime ja kontaktid.