Online számla: amit egy kisvállalkozásnak tudnia kell

A NAV online számla rendszere fogadja a számlázó programokból érkező számlaadatokat. A számla kiállítója a számla adatait elektronikusan küldi meg az adóhatóságnak. A rendszer honlapján tájékoztatók, a számlázó programok fejlesztőinek szóló leírások és az adózói felület érhető el.

Forrás: onlineszamla.nav.gov.hu

A legtöbb kisvállalkozás számlázó programot vagy online számlázó szolgáltatást használ, amely a kiállított számla adatait automatikusan továbbítja a NAV felé. Válasszon olyan programot, amely ezt támogatja, és ellenőrizze, hogy a technikai felhasználó beállítása megtörtént-e. A program beállítását a könyvelő vagy a program ügyfélszolgálata is segítheti.

Forrás: onlineszamla.nav.gov.hu

Az adózás rendjéről szóló törvény szerint az adóhatóság hivatalból, a számla kiállítójának egyidejű értesítése mellett tájékoztathatja a számlázó program fejlesztőjét a hibás adatszolgáltatások okainak feltárásához és javításához szükséges műszaki információkról. Ha a programja hibaüzenetet ad, ne hagyja figyelmen kívül: nézze meg, mi a hiba, és javítsa.

Forrás: net.jogtar.hu

Az adózás rendjéről szóló törvény szerint az adózó hozzáférhet az általa megküldött számlák, valamint mindazon más adózó által kibocsátott számlák adataihoz, amelyeken vevőként szerepel. Ez hasznos: a beszállítói számlákat összevetheti a könyveléssel, és időben észreveszi, ha egy számla hiányzik vagy rossz adatokkal szerepel.

Forrás: net.jogtar.hu

Ha magánszemélynek számláz, például egy családi ház tulajdonosának, a számla adatai szintén bekerülnek a rendszerbe, de a magánszemély személyes adatait a szabályok szerint korlátozottan kell kezelni. A számlázó program ezt általában automatikusan kezeli, ha a vevő típusát helyesen adja meg.

Egy hibás számlát nem lehet egyszerűen törölni. A számlát érvényteleníteni vagy módosító számlával helyesbíteni kell, és ezt is jelenteni kell. Ha például rossz címet vagy összeget írt, a program módosító vagy stornó számlát készít, amely szintén bekerül a rendszerbe.

Az építőiparban gyakori fordított adózású számlákat is jelenteni kell. A számlán szerepelnie kell a fordított adózásra utaló jelölésnek, a program pedig ennek megfelelően küldi az adatokat. Az adóhatóság az adatok alapján összevetheti a felek bevallását.

Forrás: net.jogtar.hu

Ha még kézi számlatömböt használ, a számlák adatait utólag kell rögzíteni a NAV felületén. Ez több munka és több hibalehetőség, ezért a legtöbb vállalkozás áttért a számlázó programra. A kézi számla kiállítása a helyszínen, például egy sürgős javításnál, továbbra is előfordulhat.

Forrás: onlineszamla.nav.gov.hu

Az áfatörvény szerint a pénztárgéppel kiállított nyugták és a pénztárgép adatairól az adóalany jogszabály szerint rendszeresen adatszolgáltatást teljesít az adóhatóság részére. Ha a helyszínen készpénzt vagy kártyát fogad el, egyeztessen a könyvelőjével, mikor kell nyugtát és mikor számlát adni.

Forrás: net.jogtar.hu

A számla tételei egyezzenek az ajánlattal és a szerződéssel. Ha pótmunka volt, azt külön tételként tüntesse fel, a megrendelővel előzetesen elfogadtatva. Az ügyfél így könnyebben ellenőrzi a számlát, és kevesebb a vita.

A számlázó program és a NAV felület hozzáférési adatait kezelje bizalmasan. Használjon erős jelszót, és ha munkatárs távozik, vonja vissza a hozzáférését. Egy illetéktelen hozzáférés hamis számlákhoz vezethet.

Sok könyvelő közvetlenül a NAV rendszeréből tölti le a számlaadatokat. Beszélje meg vele, milyen formában kéri a számlákat, és ki ellenőrzi az adatszolgáltatás sikerességét. Egy havi egyeztetés sok későbbi problémát megelőz.

Gyakori hiba a rossz adószám, a vevő típusának hibás megadása, a fordított adózás jelölésének hiánya és az, hogy a program hibaüzenetét senki nem nézi meg. Ezek mind elkerülhetők egy rendszeres ellenőrzéssel.

Ha most indít vállalkozást, a számlázó program kiválasztása és beállítása az első feladatok egyike. Regisztráljon a NAV online számla felületén, hozza létre a technikai felhasználót, és próbálja ki a számlázást, mielőtt az első ügyfél számláját kiállítja.

Forrás: onlineszamla.nav.gov.hu

Az adóhatóság a számlaadatokból kockázatelemzést végez. Ha a bevallás és a számlaadatok között eltérés van, megkeresés érkezhet. A rendszeres egyeztetés a saját adatokkal az ilyen megkeresések számát is csökkenti.

Egy debreceni festő cég online számlázó programot használ. Egy számlánál a program hibát jelez, mert rossz adószámot adtak meg. A cég munkatársa a hibát kijavítja, módosító számlát állít ki, és a könyvelő a hónap végén a NAV felületén ellenőrzi, hogy minden számla adata rendben megérkezett.

Sok szakember a munka végén, a helyszínen szeretné átadni a számlát. Erre ma már telefonos és táblagépes számlázó alkalmazások is alkalmasak, amelyek a számla adatait ugyanúgy továbbítják a NAV felé, mint az irodai program. Ha rossz a térerő, nézze meg, hogyan kezeli az alkalmazás a később elküldött adatokat, és ellenőrizze a nap végén, hogy minden számla adata megérkezett-e. A megrendelő a számlát e-mailben is megkaphatja, ha ebben előre megállapodtak.

Az Offranón a magánszemélyek és cégek ajánlatkéréseit láthatja személyes adatok nélkül. Egy ajánlatkérést pontosan egy cég vásárolhat meg, és ezért díjat fizet az Offranónak; az Offrano számláját is az online rendszerben látja vevőként. Adótanácsot nem adunk, és azt sem ígérjük, hogy egy ajánlatkérésből megbízás lesz.