E. sąskaitos: nuo PDF prie struktūrizuotų duomenų

Pagal Europos standartą e. sąskaita yra sąskaita, išrašyta, perduota ir gauta struktūrizuotu elektroniniu formatu, leidžiančiu ją apdoroti automatiškai. PDF failas ar nuskenuota sąskaita nėra e. sąskaita šia prasme, nors ir perduodama elektroniniu būdu. Struktūrizuota sąskaita dažniausiai būna XML formato ir atitinka Europos standartą EN 16931.

Nauda aiški: mažiau rankinio duomenų įvedimo, mažiau klaidų, greitesnis apmokėjimas ir lengvesnė kontrolė.

Šaltinis: ec.europa.eu

PVM mokėtojai Lietuvoje teikia VMI išrašytų ir gautų sąskaitų faktūrų registrų duomenis per i.SAF posistemę. Tai nėra pačios sąskaitos siuntimas partneriui, o duomenų apie sąskaitas pateikimas mokesčių administratoriui. VMI naudoja šiuos duomenis PVM kontrolei, pavyzdžiui, lygindama pardavėjo ir pirkėjo duomenis. Kas turi teikti duomenis, kokiu formatu ir kokiu terminu, nustato VMI taisyklės.

Daugelis apskaitos programų i.SAF rinkmeną sugeneruoja automatiškai, todėl svarbu, kad duomenys programoje būtų teisingi.

Šaltinis: vmi.lt

Tiekiant prekes ar paslaugas valstybės ir savivaldybių institucijoms, sąskaitos teikiamos elektroniniu būdu per informacinę sistemą, skirtą e. sąskaitoms. Tai kyla iš ES direktyvos dėl e. sąskaitų viešuosiuose pirkimuose, kuri įpareigoja perkančiąsias organizacijas priimti standartą atitinkančias e. sąskaitas. Jei dalyvaujate viešuosiuose pirkimuose, pasiruoškite šiam reikalavimui iš anksto.

Šaltinis: eur-lex.europa.eu · vmi.lt

ES priėmė PVM skaitmeniniame amžiuje paketą, žinomą kaip ViDA. Jame numatyta laipsniškai pereiti prie struktūrizuotų e. sąskaitų ir skaitmeninio duomenų teikimo tarpvalstybiniuose sandoriuose tarp įmonių. Šalys narės taip pat gali įvesti privalomas e. sąskaitas vidaus sandoriams. Tikslūs terminai ir reikalavimai Lietuvoje priklausys nuo nacionalinių teisės aktų, todėl sekite VMI informaciją.

Pasiruošimas dabar sumažina skubą vėliau.

Šaltinis: taxation-customs.ec.europa.eu

E. sąskaitos gali būti siunčiamos per apskaitos programos integraciją, e. sąskaitų paslaugų teikėjus ar tinklus, pavyzdžiui, Peppol. Peppol yra tarptautinis tinklas, leidžiantis keistis e. dokumentais tarp skirtingų sistemų. Kai kurie bankai ir apskaitos programos siūlo e. sąskaitų siuntimą ir gavimą kaip paslaugą.

• apskaitos programos integracija
• e. sąskaitų paslaugų teikėjas
• Peppol tinklas
• valstybės e. sąskaitų sistema viešiesiems pirkimams

Nepriklausomai nuo formato, PVM sąskaita faktūra turi turėti PVM įstatyme nustatytus rekvizitus: pardavėjo ir pirkėjo duomenis, PVM mokėtojo kodus, datą, numerį, prekių ar paslaugų aprašymą, kiekį, kainą, PVM tarifą ir sumą. E. sąskaitoje šie duomenys pateikiami struktūrizuotuose laukuose, todėl sistemos gali juos patikrinti automatiškai.

Šaltinis: e-tar.lt

Sąskaitos, tiek popierinės, tiek elektroninės, turi būti saugomos teisės aktų nustatytą laiką. Elektroninės sąskaitos saugomos taip, kad būtų užtikrintas jų autentiškumas, vientisumas ir įskaitomumas. Tai reiškia, kad saugoti reikia originalų formatą, o ne tik atspausdintą versiją. Patikrinkite, ar Jūsų apskaitos sistema ar paslaugų teikėjas užtikrina tinkamą archyvavimą.

Šaltinis: vmi.lt

Pradėkite nuo apskaitos programos: paklauskite tiekėjo, ar ji palaiko EN 16931 standartą, Peppol ir i.SAF. Išsiaiškinkite, kaip Jūsų didžiausi klientai ir tiekėjai nori gauti ir siųsti sąskaitas. Sutvarkykite pagrindinius duomenis: klientų ir tiekėjų PVM kodus, adresus, prekių kodus. Mokykite darbuotojus, kurie dirba su sąskaitomis.

• patikrinkite apskaitos programos galimybes
• sutvarkykite partnerių duomenis
• susitarkite su didžiausiais partneriais
• išbandykite siuntimą ir gavimą
• nustatykite archyvavimo tvarką

Didesnėms įmonėms e. sąskaitos yra proga automatizuoti visą pirkimo ir pardavimo procesą: užsakymą, pristatymą, sąskaitą ir apmokėjimą. ERP sistema gali automatiškai palyginti gautą sąskaitą su užsakymu ir pristatymu ir perduoti ją apmokėti. Tai sutaupo laiko ir sumažina klaidų, bet reikalauja gerai paruoštų duomenų ir procesų.

Net mažai įmonei, kuri išrašo nedaug sąskaitų, e. sąskaitos gali būti naudingos. Gautos sąskaitos automatiškai patenka į apskaitos programą, todėl nereikia jų perrašinėti. Mažiau klaidų reiškia mažiau klausimų iš buhalterio ir VMI. Klientai, kurie jau naudoja e. sąskaitas, dažnai apmoka greičiau, nes sąskaita iš karto patenka į jų tvirtinimo procesą. Daug apskaitos programų e. sąskaitų funkciją siūlo kaip standartinę dalį arba už nedidelį papildomą mokestį.

Pereinant prie e. sąskaitų, dažniausiai klystama ne technologijose, o duomenyse. Neteisingi PVM kodai, pasenę adresai ar skirtingi prekių pavadinimai trukdo automatiniam apdorojimui. Kita klaida yra manyti, kad PDF su el. parašu jau yra struktūrizuota sąskaita. Taip pat pasitaiko, kad įmonė pradeda siųsti e. sąskaitas, bet nepasirūpina jų gavimu.

• neteisingi ar pasenę partnerių duomenys
• PDF laikomas e. sąskaita
• nesuderinti prekių kodai
• nepasirūpinta gaunamų sąskaitų apdorojimu
• nėra archyvavimo tvarkos

Sąskaitos yra dažnas sukčių taikinys. Suklastotos sąskaitos ar pakeisti banko rekvizitai gali kainuoti daug. Struktūrizuotos e. sąskaitos per patikimus kanalus sumažina riziką, bet nepašalina jos visiškai. Visada tikrinkite neįprastus banko rekvizitų pakeitimus.

PDF nėra e. sąskaita. Struktūrizuotos sąskaitos jau privalomos viešuosiuose pirkimuose, o ES juda link platesnio jų naudojimo. Pasiruoškite dabar kartu su apskaitos programos tiekėju.

ERP sistemos diegimui, apskaitos programos integracijai ar programavimui galite pateikti užklausą per Offrano. Ją gauna lygiai viena įmonė, kuri moka Offrano už užklausą. Jums tai nemokama, o sutartį sudarote tiesiogiai su įmone.