E-fiskalizacija: račun, softver i svakodnevni rad

Fiskalizacija u prometu proizvoda i usluga uređena je posebnim zakonom i podzakonskim aktima, koji se objavljuju u Službenom listu Crne Gore. Tehničke specifikacije, upute i obavještenja o izmjenama objavljuje nadležni poreski organ na portalu Vlade.

Propisi se mijenjaju, pa prije izbora rješenja provjerite važeću verziju pravila i uputstava.

Izvor: sluzbenilist.me · gov.me

Kada kasa ili program izda račun, podaci se elektronski šalju poreskom organu. Softver na računu ispisuje identifikacioni kod obveznika, a nakon potvrde i jedinstveni identifikacioni kod računa te QR kod, preko kojeg kupac može provjeriti račun. Sve to radi automatski ako je softver ispravno podešen.

Obveznici su pravna lica i preduzetnici koji naplaćuju promet, bez obzira na to da li se plaća gotovinom, karticom ili na račun. Postoje posebna pravila za bezgotovinske račune između firmi i za određene djelatnosti. Ako niste sigurni da li i kako se pravila odnose na vas, pitajte računovođu.

• registracija firme i poslovnih prostora u sistemu
• registracija naplatnih uređaja
• pribavljanje digitalnog sertifikata za fiskalizaciju
• izbor i podešavanje softvera
• obuka zaposlenih koji izdaju račune

Za potpisivanje podataka koji se šalju poreskom organu potreban je digitalni sertifikat. Sertifikat ima rok važenja, pa zapišite datum isteka i obnovite ga na vrijeme. Istekao sertifikat može zaustaviti izdavanje računa upravo usred sezone.

Na tržištu postoje jednostavne aplikacije za telefon ili tablet, klasični kasa sistemi i rješenja integrisana u ERP. Mala radnja ili apartman obično trebaju jednostavnu kasu, a firma sa magacinom, više objekata i veleprodajom bolje prolazi sa rješenjem koje povezuje fiskalizaciju, zalihe i knjigovodstvo.

Internet ponekad ne radi, naročito u udaljenim mjestima i na plažama. Propisi predviđaju postupak kada račun ne može odmah da se fiskalizuje, uz naknadno slanje podataka. Pitajte dobavljača kako njegov program to rješava i kako ćete znati da su svi računi kasnije poslati.

Kafići, restorani i prodavnice na primorju često rade samo nekoliko mjeseci. Prije otvaranja provjerite registraciju objekta i uređaja, važenje sertifikata i ažuriranje softvera. Novi sezonski radnici moraju znati kako se izdaje račun, storno i račun za karticu prije prvog gosta.

Greške se ne brišu, već ispravljaju storno računom ili korektivnim računom, prema pravilima. Loše podešen program ili neobučen radnik lako napravi niz pogrešnih dokumenata. Dogovorite jasna pravila ko smije da stornira i vodite evidenciju razloga.

Kada kasa i knjigovodstveni program ne komuniciraju, podaci se prepisuju ručno, što troši vrijeme i stvara greške. Pitajte da li softver može automatski izvoziti dnevni promet, račune i PDV podatke za računovođu. To je posebno važno za firme sa više objekata.

• računar, tablet ili POS uređaj koji podržava softver
• štampač računa ili rješenje za elektronski račun
• terminal za plaćanje karticom
• stabilna internet veza sa rezervnom opcijom
• rezervni uređaj za slučaj kvara

Inspekcija provjerava da li se računi izdaju i da li su fiskalizovani. Kupac takođe može provjeriti račun preko QR koda. Propisane kazne za neizdavanje ili nefiskalizovane račune mogu biti ozbiljne, uključujući i zabranu rada, pa se ne isplati štedjeti na organizaciji.

Kvar u subotu uveče u punoj sezoni pokazuje koliko vrijedi podrška. Pitajte kada je podrška dostupna, kako se prijavljuje kvar i koliko brzo reaguje. Lokalni partner sa tehničarem na terenu često je bolji izbor od jeftinog rješenja bez podrške.

Troškovi obuhvataju licencu ili mjesečnu pretplatu, hardver, sertifikat, podešavanje i obuku. Uporedite ukupne troškove za nekoliko godina, a ne samo cijenu prvog mjeseca. Pitajte i šta košta dodatni uređaj ili novi objekat.

Svaki zaposleni treba da ima svoj pristup, a ne zajedničku lozinku. Tako se zna ko je izdao ili stornirao račun. Rezervne kopije podataka i jasna pravila čuvanja dokumentacije štite vas u slučaju kvara ili kontrole.

Promjenu softvera planirajte van sezone. Novi sistem testirajte paralelno, provjerite artikle, cijene i poreske stope i tek onda ugasite stari. Arhivu starih računa sačuvajte prema propisanim rokovima.

• da li je softver usklađen sa važećom specifikacijom
• kako radi bez interneta i kako se šalju zaostali računi
• kakva je podrška u sezoni i vikendom
• da li postoji izvoz za računovođu
• ko podešava sertifikat i registraciju uređaja

Posao opišite jednom, u obrascu na stranici odgovarajuće djelatnosti. Upit preuzima tačno jedna firma iz vašeg kraja i za to plaća Offranu, a vi ne plaćate ništa i niste obavezni da prihvatite ponudu. Naziv, adresu i telefon firme šaljemo vam prije nego što ona vidi vaše podatke. Provjeravamo postojanje firme, a ne kvalitet radova.