Lični podaci gostiju, kupaca i zaposlenih: šta firma treba da uredi

Zaštitu ličnih podataka uređuje zakon objavljen u Službenom listu Crne Gore, a nadzor vrši Agencija za zaštitu ličnih podataka i slobodan pristup informacijama. Agencija objavljuje mišljenja, uputstva i obrasce. Crna Gora u procesu pristupanja Evropskoj uniji usklađuje propise sa evropskim pravilima, pa pratite izmjene.

Za firme koje posluju sa gostima i kupcima iz EU važna su i evropska pravila.

Izvor: azlp.me · sluzbenilist.me

Prvi korak je popis: koje podatke prikupljate, od koga, zašto, gdje ih čuvate i ko im ima pristup. Mnoge firme se iznenade koliko podataka imaju: rezervacije, fakture, CV kandidata, evidencije zaposlenih, snimci kamera, kontakti u telefonima i mejlovima. Bez popisa teško je znati šta treba zaštititi.

Smještajni objekti prijavljuju goste prema propisima o prijavi boravka i turizmu. To ne znači da se kopija dokumenta smije čuvati bez ograničenja. Uzmite samo podatke koji su potrebni za prijavu, čuvajte ih zaštićeno i brišite kada prestane obaveza čuvanja. Fotografije pasoša u telefonu recepcionera su čest problem.

Personalni dosijei sadrže ugovore, podatke o plati, bolovanjima i porodici. Pristup treba da imaju samo osobe kojima je to potrebno za posao, a papirne dosijee držite zaključane. Kod sezonskih radnika podaci se prikupljaju brzo i često nesređeno, pa unaprijed pripremite postupak.

Kamere na ulazu, kasi ili parkingu obrađuju lične podatke. Potrebno je jasno obavještenje, opravdana svrha i ograničen rok čuvanja snimaka. Kamere ne smiju snimati prostore gdje se očekuje privatnost, poput toaleta i svlačionica. Za nadzor zaposlenih važe posebna pravila, pa se prije postavljanja informišite.

Kontakt obrazac, sistem za rezervacije i analitika prikupljaju podatke posjetilaca. Sajt treba da ima razumljivu politiku privatnosti i, gdje je potrebno, saglasnost za kolačiće. Ne prikupljajte više polja nego što vam treba za odgovor na upit.

Slanje promotivnih mejlova i poruka traži odgovarajući pravni osnov, najčešće saglasnost. Svaka poruka treba da ima jednostavan način odjave. Kupljene liste kontakata su rizične i pravno i reputaciono.

Rezervacioni sistemi, računovođe, IT firme i platforme za slanje mejlova obrađuju podatke u vaše ime. Sa njima treba imati ugovor koji uređuje obradu podataka, bezbjednost i brisanje. Provjerite i gdje dobavljač čuva podatke, posebno ako su serveri van Evrope.

• svaki zaposleni ima svoj nalog
• dvofaktorska prijava za mejl i rezervacioni sistem
• pristup se ukida odmah kada radnik ode
• lozinke se ne dijele porukama
• sezonski radnici dobijaju samo neophodna prava

U malim firmama posao se često vodi preko ličnih telefona: poruke gostiju, fotografije dokumenata, spiskovi kupaca. Kada radnik ode, ti podaci odlaze s njim. Koristite poslovne naloge i aplikacije gdje je moguće i dogovorite pravila za lične uređaje.

Kvar diska, krađa laptopa ili napad ucjenjivačkim softverom mogu uništiti podatke. Redovne rezervne kopije na odvojenom mjestu, uz provjeru da se mogu vratiti, osnovna su zaštita. Šifrujte laptopove i prenosive diskove.

Gost, kupac ili zaposleni može tražiti uvid u svoje podatke, ispravku ili brisanje. Odredite ko u firmi odgovara na takve zahtjeve i u kom roku. Ignorisanje zahtjeva često je razlog pritužbe nadzornom organu.

Izgubljen telefon sa podacima gostiju, poslat mejl pogrešnoj osobi ili provaljen nalog su incidenti. Zabilježite šta se desilo, ograničite štetu i provjerite da li postoji obaveza obavještavanja nadležnog organa i pogođenih lica. Brza reakcija smanjuje posljedice.

Podatke čuvajte onoliko koliko to traži svrha ili propis, pa ih obrišite. Računi i poslovne knjige imaju zakonske rokove čuvanja, a CV odbijenih kandidata i stari snimci kamera obično kraće. Tabela sa rokovima po vrsti podataka olakšava redovno čišćenje.

Većina propusta dolazi od svakodnevnih navika: fotografija dokumenta poslata porukom, otvoren fajl na zajedničkom računaru, kliktanje na lažni mejl. Kratka obuka prije sezone i jasna pravila na jednoj strani daju više od dugačkih dokumenata koje niko ne čita.

Za veće sisteme, kamere, osjetljive podatke ili rad sa gostima iz EU isplati se konsultovati pravnika ili IT stručnjaka za bezbjednost. Stručnjak može pregledati postojeće stanje, pripremiti dokumente i podesiti sisteme tako da se greške ne ponavljaju.

Posao opišite jednom, u obrascu na stranici odgovarajuće djelatnosti. Upit preuzima tačno jedna firma iz vašeg kraja i za to plaća Offranu, a vi ne plaćate ništa i niste obavezni da prihvatite ponudu. Naziv, adresu i telefon firme šaljemo vam prije nego što ona vidi vaše podatke. Provjeravamo postojanje firme, a ne kvalitet radova.