Μετακόμιση επιχείρησης: οργάνωση με ελάχιστη διακοπή

Ξεκινήστε από την ημερομηνία που θέλετε να λειτουργεί το νέο γραφείο και μετρήστε προς τα πίσω: σύνδεση ρεύματος και ίντερνετ, εργασίες διαμόρφωσης, παραγγελίες επίπλων, ενημέρωση πελατών, αποσυναρμολόγηση, μεταφορά. Ορίστε ένα πρόσωπο στην επιχείρηση που έχει την ευθύνη και την τελευταία λέξη.

Ζητήστε από την εταιρεία μετακομίσεων να δει και τους δύο χώρους. Σε κτίρια γραφείων υπάρχουν συχνά κανόνες για τη χρήση του ανελκυστήρα φορτίων, ώρες εργασιών και προστασία κοινόχρηστων χώρων.

Η σύνδεση στο ίντερνετ στον νέο χώρο είναι συχνά το πιο αργό κομμάτι. Ρωτήστε τον πάροχο πόσο χρόνο χρειάζεται και ζητήστε γραπτή ημερομηνία. Πριν από τη μεταφορά, πάρτε πλήρες αντίγραφο ασφαλείας των διακομιστών και των υπολογιστών και ελέγξτε ότι επαναφέρεται.

Οι διακομιστές και ο δικτυακός εξοπλισμός μεταφέρονται καλύτερα από την εταιρεία πληροφορικής σας ή υπό την επίβλεψή της. Σημειώστε ποιο καλώδιο πάει πού πριν αποσυνδέσετε οτιδήποτε.

Φάκελοι πελατών, εργαζομένων και λογιστικά αρχεία περιέχουν προσωπικά δεδομένα. Κατά τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, η επιχείρηση πρέπει να λαμβάνει κατάλληλα μέτρα ασφαλείας, και αυτό ισχύει και κατά τη μεταφορά. Κούτες με αρχεία σφραγίζονται, αριθμούνται και δεν μένουν αφύλακτες σε διάδρομο ή πεζοδρόμιο.

Η μετακόμιση είναι καλή ευκαιρία να καταστραφούν με ασφάλεια όσα αρχεία δεν χρειάζεται πλέον να φυλάσσονται. Ζητήστε βεβαίωση καταστροφής από την εταιρεία που το αναλαμβάνει. Οδηγίες για την ασφάλεια των δεδομένων δημοσιεύει η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Πηγή: eur-lex.europa.eu · dpa.gr

Ένα σχέδιο κάτοψης του νέου χώρου με αριθμημένες θέσεις και αντίστοιχες ετικέτες σε κάθε κούτα και έπιπλο εξοικονομεί ώρες την ημέρα της μεταφοράς. Κάθε εργαζόμενος πακετάρει τα προσωπικά του αντικείμενα και σημειώνει τη θέση του.

Παλιά έπιπλα που δεν θα μεταφερθούν μπορούν να πουληθούν, να δωριστούν ή να ανακυκλωθούν. Παλιός εξοπλισμός πληροφορικής είναι ΑΗΗΕ και χρειάζεται χωριστή συλλογή, αφού πρώτα διαγραφούν με ασφάλεια οι δίσκοι.

Πηγή: eur-lex.europa.eu

• Γενικό Εμπορικό Μητρώο, αν αλλάζει η έδρα
• φορολογική αρχή και λογιστής
• τράπεζες, πάροχοι, ασφαλιστές
• πελάτες και προμηθευτές, με αρκετό χρόνο πριν
• ιστοσελίδα, υπογραφές e-mail, τιμολόγια και χάρτες

Πριν από την ανάθεση, ελέγξτε την εταιρεία μετακομίσεων στο ΓΕΜΗ και ζητήστε ασφάλιση που καλύπτει εξοπλισμό γραφείου και ζημιές σε τρίτους. Για μια επιχείρηση ισχύουν διαφορετικοί κανόνες από έναν καταναλωτή, οπότε η γραπτή σύμβαση με σαφές αντικείμενο είναι ακόμη πιο σημαντική.

Πηγή: publicity.businessportal.gr

Οι εργαζόμενοι πρέπει να ξέρουν από νωρίς τη νέα διεύθυνση, τη διαδρομή, τις θέσεις στάθμευσης και την ημέρα που δεν θα δουλεύει το σύστημα. Μια σύντομη λίστα με το τι πακετάρει ο καθένας και τι αφήνει στην εταιρεία μετακομίσεων αποτρέπει τη σύγχυση την ημέρα της μεταφοράς.

Ορίστε ποιος θα βρίσκεται στο παλιό και ποιος στο νέο γραφείο κατά τη μεταφορά, με εξουσία να αποφασίζει για τις θέσεις των επίπλων και να υπογράψει την παραλαβή.

Η μίσθωση του παλιού γραφείου μπορεί να προβλέπει επαναφορά στην αρχική κατάσταση: αφαίρεση χωρισμάτων, κάλυψη οπών, βάψιμο. Αυτές οι εργασίες χρειάζονται χρόνο και συνεργείο, οπότε μπαίνουν στο χρονοδιάγραμμα από την αρχή. Φωτογραφίστε τον χώρο κατά την παράδοση των κλειδιών.

Βεβαιωθείτε ότι δεν έμειναν έγγραφα σε συρτάρια, ερμάρια ή αποθήκες. Ένα ξεχασμένο κουτί με φακέλους πελατών σε άδειο γραφείο είναι παραβίαση ασφαλείας δεδομένων που δεν χρειάζεται να συμβεί.

Πηγή: eur-lex.europa.eu

Προγραμματίστε μια σύντομη λίστα ελέγχου για την πρώτη ημέρα: λειτουργούν ίντερνετ, τηλέφωνα, εκτυπωτές, συναγερμός και κλειδιά; Έχουν όλοι θέση και πρόσβαση; Μικρά προβλήματα λύνονται γρήγορα αν τα εντοπίσετε πριν έρθουν οι πελάτες.

Το Offrano δεν εκτελεί εργασίες. Φέρνει το αίτημά σας σε μία επιχείρηση της περιοχής, η οποία πληρώνει για να το λάβει αποκλειστικά. Εσείς δεν πληρώνετε και δεν υπογράφετε τίποτα με εμάς για την εργασία.

Πριν από την αγορά η επιχείρηση βλέπει μόνο περιοχή, ταχυδρομικό κώδικα και περιγραφή. Μετά την αγορά λαμβάνετε πρώτα εσείς e-mail με τα στοιχεία της και μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεση. Καμία εγγύηση δεν υπάρχει ότι θα αγοραστεί το αίτημα· μετά από 21 ημέρες χωρίς αγοραστή αφαιρείται.

Ο έλεγχος που κάνουμε αφορά την ύπαρξη της επιχείρησης, όχι την ποιότητα. Άδειες, ασφάλιση και συστάσεις τα ζητάτε απευθείας.