Biroja pārvākšanās: plāns, kas ļauj darbam turpināties

Uzņēmuma pārvākšanos vērts sākt plānot vairākus mēnešus iepriekš. Vispirms nosakiet atbildīgo personu vai komandu, kas vada pārvākšanos. Sagatavojiet grafiku, kurā atzīmēti visi posmi no jauno telpu sagatavošanas līdz vecā biroja nodošanai. Pārbaudiet arī vecā nomas līguma izbeigšanas nosacījumus un uzteikuma termiņus.

Grafikā iekļaujiet arī rezerves laiku, jo gandrīz vienmēr kaut kas aizkavējas: interneta pieslēgums, mēbeļu piegāde vai remonts.

Pirms pārvākšanās pārliecinieties, ka jaunās telpas ir gatavas: elektrība, internets, ventilācija, apgaismojums un drošības sistēmas darbojas. Plānojiet darba vietu izvietojumu, sapulču telpas un serveru telpu. Ja telpas jāremontē vai jāiekārto, dariet to pirms pārvākšanās. Pārbaudiet, vai telpu lietošanas veids atbilst Jūsu darbībai.

Avots: bis.gov.lv

IT ir kritiskākā uzņēmuma pārvākšanās daļa. Pasūtiet interneta pieslēgumu jaunajā birojā laikus, jo pieslēguma izveide var aizņemt laiku. Pirms pārvākšanās izveidojiet datu rezerves kopiju. Serverus un tīkla iekārtas iepako un transportē īpaši rūpīgi. Plānojiet, kas pieslēgs iekārtas jaunajā birojā un pārbaudīs, vai viss darbojas, pirms darbinieki ierodas.

• interneta pieslēguma pasūtīšana
• datu rezerves kopija
• serveru un tīkla iekārtu iepakošana
• tālruņu pāradresācija
• printeru un darba vietu pieslēgšana
• pārbaude pirms darba dienas

Informējiet darbiniekus par pārvākšanos laikus un izskaidrojiet, ko no viņiem sagaida. Katrs darbinieks var iepakot savu darba galdu un personīgās mantas, ja kastes ir marķētas. Paziņojiet, kā nokļūt jaunajā birojā, kur ir stāvvietas un sabiedriskā transporta pieturas. Ja pārvākšanās būtiski maina darbinieku ceļu uz darbu, apspriediet to ar viņiem.

Papīra dokumenti, kas satur personas datus vai komercnoslēpumus, jātransportē droši. Izmantojiet slēdzamas kastes un sekojiet, lai dokumenti nepaliktu bez uzraudzības. Pārvākšanās ir arī labs brīdis pārskatīt, kuri dokumenti jāglabā un kurus var iznīcināt. Iznīciniet dokumentus droši, piemēram, ar papīra smalcinātāju vai dokumentu iznīcināšanas pakalpojumu. Datu valsts inspekcija sniedz norādījumus par personas datu apstrādi.

Avots: dvi.gov.lv

Pēc pārvākšanās atjaunojiet uzņēmuma adresi visur, kur tā reģistrēta. Ja mainās Uzņēmumu reģistrā reģistrētā juridiskā adrese, iesniedziet izmaiņas Uzņēmumu reģistrā. Atjaunojiet adresi arī VID, ja tā neatjaunojas automātiski, kā arī bankās, pie apdrošinātājiem un sadarbības partneriem.

Avots: ur.gov.lv · vid.gov.lv

Informējiet klientus un partnerus par jauno adresi laikus. Atjaunojiet adresi mājaslapā, e-pasta parakstos, rēķinos un karšu lietotnēs. Ja Jums ir klientu apkalpošana vai veikals, izvietojiet pie vecajām durvīm paziņojumu ar jauno atrašanās vietu.

Uzņēmuma pārvākšanai izvēlieties firmu ar pieredzi biroju pārvākšanās jomā. Jautājiet, vai firma piedāvā arī IT iekārtu iepakošanu, mēbeļu izjaukšanu un salikšanu, kā arī atkritumu izvešanu. Pārbaudiet civiltiesiskās atbildības apdrošināšanu un vienojieties, kā tiek risināti bojājumi. Daudzi uzņēmumi pārvācas nedēļas nogalē, lai izvairītos no darba laika zuduma.

Avots: ur.gov.lv · ptac.gov.lv

Uzņēmuma pārvākšanās budžets ietver daudz vairāk nekā pārvākšanās firmas rēķinu. Rēķinieties ar jauno telpu sagatavošanas, mēbeļu, IT iekārtu, interneta pieslēguma, drukas materiālu un adreses izmaiņu izmaksām. Pārejas periodā var nākties maksāt nomu par abām telpām. Sastādiet reālistisku budžetu un atstājiet rezervi negaidītām izmaksām.

Ja uzņēmumam ir noliktava vai ražošana, pārvākšanās prasa vēl rūpīgāku plānošanu. Iekārtām var vajadzēt speciālu transportu, pacēlājus un montāžu. Krājumi jāinventarizē pirms un pēc pārvākšanās. Plānojiet, kā tiks nodrošinātas piegādes klientiem pārvākšanās laikā, piemēram, ar pagaidu noliktavu vai lielākiem krājumiem pirms pārvākšanās.

Pārvākšanās laikā tiek celtas smagas lietas un pārvietotas pa kāpņu telpām. Ja darbinieki palīdz, instruējiet viņus par drošām celšanas metodēm un smagās lietas atstājiet pārvākšanās firmai. Valsts darba inspekcijas mājaslapā ir informācija par smagumu pārvietošanu. Turiet evakuācijas ceļus brīvus arī pārvākšanās laikā.

Avots: vdi.gov.lv

Nododiet veco biroju atbilstoši nomas līgumam: iztukšotu, uzkoptu un, ja vajag, izremontētu. Sastādiet nodošanas aktu ar fotogrāfijām. Izbeidziet vecās telpas pakalpojumu līgumus, piemēram, internetu, uzkopšanu un apsardzi.

Mazāks birojs bieži pārvācas vienā nedēļas nogalē. Lielāks uzņēmums var pārvākties pa nodaļām, lai darbs varētu turpināties. Pārvākšanās pa posmiem samazina risku, ka viss uzreiz stāv, bet prasa vairāk koordinācijas un var nozīmēt, ka daļa komandas kādu laiku strādā dažādās vietās. Izvēlieties risinājumu, kas atbilst Jūsu darbībai, un izskaidrojiet to darbiniekiem laikus.

Pirmajās dienās pēc pārvākšanās vienmēr rodas nelielas problēmas: printeris nedarbojas, kāda kaste pazudusi vai darba vieta jāpielāgo. Atvēliet laiku to risināšanai un vāciet darbinieku atsauksmes. Pēc dažām nedēļām pārbaudiet, vai visas adreses ir atjaunotas un vai visi vecās telpas līgumi ir izbeigti.

Sāciet plānot laikus, nosakiet atbildīgo, sagatavojiet jaunās telpas, rūpīgi plānojiet IT, iesaistiet darbiniekus, aizsargājiet dokumentus un atjaunojiet oficiālos datus. Izvēlieties pieredzējušu pārvākšanās firmu un vienojieties par atbildību rakstiski. Tā dīkstāve būs īsa, un darbs jaunajā vietā turpināsies bez lieliem traucējumiem.

Aprakstiet uzņēmuma pārvākšanos Offrano: telpu platību, darba vietu skaitu, IT un vēlamo datumu. Pieprasījumu saņem tieši viens pārvākšanās uzņēmums, kas par to maksā Offrano. Jums pieprasījums ir bez maksas, un pirms uzņēmums redz Jūsu datus, Jūs saņemat tā nosaukumu un kontaktus.