E-računi za proračunske uporabnike: kaj mora vedeti dobavitelj

Vsi, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, morajo za dobavljeno blago in izvedene storitve pošiljati e-račune. Enotna vstopna in izstopna točka za izmenjavo e-računov in e-dokumentov s proračunskimi uporabniki je Uprava Republike Slovenije za javna plačila.

Vir: gov.si

E-račun je račun za opravljeno storitev ali dobavljeno blago, izdan v elektronski obliki v skladu s tehničnimi in drugimi pogoji iz posebnih predpisov, in je enakovreden računu v papirni obliki. S skupnim imenom e-račun se označujejo knjigovodske listine, kot so račun, dobropis, bremepis, avansni račun in zahtevek za plačilo.

Vir: gov.si

E-račun sestavljajo ovojnica, ki je dokument v strukturi xml za usmerjanje, sam e-račun v standardizirani obliki e-SLOG, UBL 2.1 ali CEFACT, ter poljubne priloge, na primer vizualizacija v obliki PDF. PDF sam po sebi ni e-račun.

Vir: gov.si

Pred pošiljanjem lahko preverite pravilnost strukture e-računa z orodjem za preverjanje, ki je na voljo prek vladnega portala. Na voljo je tudi vizualizacija e-računa v berljivi obliki. Tako se izognete zavrnitvam.

Vir: gov.si

E-dokumenti so poslovni dokumenti v strukturirani elektronski obliki, ki omogočajo samodejno obdelavo, na primer e-naročilnica, e-dobavnica in e-opomin. Izmenjava e-dokumentov s proračunskimi uporabniki ni obvezna in je stvar dogovora med partnerjema.

Vir: gov.si

Na vladnem portalu je objavljen seznam proračunskih uporabnikov prejemnikov e-računov. Pred pošiljanjem preverite pravilne identifikacijske podatke prejemnika, saj napačen naslovnik pomeni zamudo pri plačilu.

Vir: gov.si

Mala podjetja lahko e-račune pošiljajo prek svojega računovodskega programa, ponudnika storitev izmenjave ali prek spletne banke, če jo ta podpira. Pred prvim računom preizkusite pošiljanje in prosite naročnika za podatke, ki jih potrebuje na računu, na primer številko naročilnice.

Proračunski uporabniki pogosto zahtevajo, da je na e-računu navedena številka naročilnice ali pogodbe. Brez nje račun lahko zavrnejo. Dogovorite se o zahtevanih podatkih pred dobavo.

Pravočasen in pravilen e-račun je pogoj za pravočasno plačilo. Zavrnjen račun pomeni nov krog in zamudo. Zato je dobra priprava vredna truda.

Med podjetji je izmenjava e-računov za zdaj stvar dogovora, razvoj evropskih pravil pa vodi k širši rabi strukturiranih računov. Kdor že pošilja e-račune javnim naročnikom, bo prehod lažje izvedel.

E-račun ne spremeni pravil o DDV in davčnem potrjevanju. Pri gotovinskih plačilih veljajo pravila davčnega potrjevanja računov, pri e-računu s plačilom na transakcijski račun pa to ni potrebno.

Vir: gov.si

Podjetje za vzdrževanje stavb opravlja dela za osnovno šolo. Za vsako opravljeno delo mora šoli poslati e-račun prek vstopne točke za javna plačila. Na računu navede številko naročilnice, ki jo zahteva šola. Pred prvim računom preveri strukturo z orodjem za preverjanje in se prepriča, da je prejemnik pravilno izbran.

Vir: gov.si

Tudi dobropisi, bremepisi, avansni računi in zahtevki za plačilo se pošiljajo kot e-računi. Pri popravkih računa torej ne pošljite papirnatega dopisa, ampak ustrezen e-dokument.

Vir: gov.si

Kot prilogo lahko dodate vizualizacijo računa, dobavnico, zapisnik ali fotografije. Priloge pomagajo naročniku pri preverjanju, niso pa nadomestilo za strukturirane podatke.

Vir: gov.si

E-račune hranite v elektronski obliki. Tiskanje na papir ni nadomestilo za hrambo izvirnega e-računa. Preverite, ali vaš program ali ponudnik zagotavlja hrambo.

Pogoste napake so napačna identifikacija prejemnika, manjkajoča številka naročilnice, nepravilna struktura, ki je orodje za preverjanje ne sprejme, in pošiljanje samo PDF-ja. Vsaka od njih pomeni zavrnitev in zamudo pri plačilu. Pred pošiljanjem uporabite preverjanje strukture.

Če nimate programa, ki podpira e-račune, lahko uporabite ponudnika storitev izmenjave e-računov ali spletno banko s to funkcijo. Primerjajte cene na račun, podporo formatom in hrambo. Za podjetja z malo računi javnim naročnikom je to pogosto najpreprostejša pot.

Za majhno podjetje je prehod na e-račune priložnost, da uredi tudi izdajo računov drugim strankam: enotna številčenja, šifranti in povezava z računovodstvom prihranijo čas pri vsakem računu.

Proračunski uporabniki plačujejo račune v rokih, ki jih določajo predpisi in pogodbe. Pravočasno poslan in pravilen e-račun je najboljši način, da se plačilo ne zamakne. Spremljajte status poslanih e-računov in se ob zavrnitvi takoj odzovite.

Offrano povezuje podjetja s strankami, ki iščejo določeno storitev. Podjetje vidi povpraševanje brez osebnih podatkov stranke in ga, če ga kupi, dobi izključno: nihče drug ga ne kupi. Stranka za povpraševanje ne plača ničesar. Offrano ne daje pravnih ali davčnih nasvetov; to besedilo je pregled predpisov, za svoj primer se obrnite na strokovnjaka ali pristojni organ.