Tapahtumatekniikka: yksi tarjouspyyntö, yksi yritys

Äänentoistoon kuuluvat kaiuttimet, mikrofonit, mikseri ja äänimies, joka säätää äänen tilaan sopivaksi. Valaistuksella korostetaan esiintyjiä ja luodaan tunnelmaa. Kuvatekniikka kattaa projektorit, LED-seinät ja näytöt esityksiä ja videoita varten.

Hybridi- ja verkkotapahtumissa striimaus vaatii kamerat, kuvamiksauksen ja luotettavan verkkoyhteyden. Tallenne voidaan jakaa myöhemmin niille, jotka eivät päässeet paikalle.

Lavat, trussirakenteet ja sähkönjakelu kuuluvat usein isompien tapahtumien toimitukseen. Ulkotapahtumissa on huomioitava sää ja sähkön saanti.

Hyvä tapahtumatekniikkayritys tuo mukanaan kokeneen teknisen henkilökunnan, joka tuntee laitteet ja reagoi nopeasti ongelmiin. Laitteiden vuokraaminen ilman henkilökuntaa sopii vain yksinkertaisiin tilaisuuksiin.

Tekniikka pitää suunnitella yhdessä ohjelman kanssa: milloin puhujat vaihtuvat, milloin näytetään videoita ja milloin musiikki soi. Käsikirjoitus auttaa teknistä tiimiä olemaan valmiina oikealla hetkellä.

• äänentoisto
• valaistus
• projektorit, näytöt ja LED-seinät
• striimaus ja tallennus
• lavat ja sähkönjakelu

Kerro tapahtuman tyyppi, päivämäärä, paikka, osallistujamäärä ja ohjelma. Onko paikassa valmiina tekniikkaa? Kuinka paljon aikaa on rakentamiseen ja purkuun? Tarvitaanko striimausta?

Pyydä kirjallinen tarjous, jossa laitteet, henkilökunta, kuljetus, rakentaminen ja purku on eritelty. Sovi myös, milloin tekninen harjoitus pidetään ja kuka on yhteyshenkilö tapahtumapäivänä.

Käy tapahtumapaikka mieluiten läpi yhdessä tekniikkayrityksen kanssa. Paikan akustiikka, sähköliitännät, kulkureitit laitteiden tuomiseen ja kattokiinnitysten mahdollisuudet vaikuttavat siihen, millaista tekniikkaa tarvitaan ja kuinka paljon aikaa rakentamiseen on varattava.

• tapahtuman tyyppi ja päivämäärä
• paikka ja osallistujamäärä
• ohjelma
• striimaus
• rakentamis- ja purkuaika

Isoissa yleisötilaisuuksissa järjestäjän on huolehdittava turvallisuudesta ja tarvittaessa laadittava pelastussuunnitelma. Tekniikkarakenteiden on oltava turvallisesti asennettuja, ja sähköasennukset on tehtävä ammattitaitoisesti.

Kysy tapahtumatekniikkayritykseltä vastuuvakuutuksesta ja siitä, miten laitteiden rikkoutuminen tai varkaus on vakuutettu tapahtuman aikana.

Varasuunnitelma on hyvä olla olemassa: varamikrofonit, varakaapelit ja tarvittaessa varavirtalähde vähentävät riskiä, että yksittäinen vika pysäyttää ohjelman.

Kuvailet tapahtuman ja vahvistat puhelinnumeron ja sähköpostin. Alueesi yritykset näkevät paikkakunnan, postinumeron ja vastauksesi, mutta eivät nimeäsi. Vain yksi yritys voi ostaa tarjouspyynnön ja maksaa siitä Offranolle; sinulle se on maksutonta.

Ennen kuin yritys näkee tietosi, lähetämme sinulle sen nimen, osoitteen ja puhelinnumeron. Emme voi luvata, että joku ostaa tarjouspyynnön, eikä tarjous sido sinua.