Catering: yksi tarjouspyyntö, yksi pitopalvelu

Pitopalvelu voi toimittaa ruoan valmiina noudettavaksi tai kuljetettuna, tai tulla paikalle tarjoilemaan. Laajemmassa palvelussa pitopalvelu tuo astiat, liinat ja tarjoiluhenkilökunnan ja hoitaa siivouksen tilaisuuden jälkeen.

Menu voi olla buffet, istumaillallinen, cocktailpalat tai kahvitarjoilu. Suomalaisissa juhlissa kakkukahvit ovat usein tärkeä osa tilaisuutta, ja monet pitopalvelut leipovat myös kakut ja leivonnaiset.

Erityisruokavaliot, kuten gluteeniton, laktoositon, vegaaninen ja allergiat, on kerrottava etukäteen. Hyvä pitopalvelu merkitsee ruoat selvästi, jotta vieraat tietävät, mitä ruoissa on.

Yritystilaisuuksissa pitopalvelu voi hoitaa aamiaiset, lounaat ja iltatilaisuudet kokouksiin ja seminaareihin. Säännöllisistä toimituksista voi sopia sopimuksella.

Alkoholitarjoilu vaatii anniskeluluvan, jos alkoholia myydään. Yksityistilaisuudessa, jossa isäntä tarjoaa juomat, tilanne on toinen. Kysy pitopalvelulta, miten juomat järjestetään.

• juhlien catering
• yritystilaisuudet ja kokoukset
• muistotilaisuudet
• kakut ja leivonnaiset
• tarjoilu ja astiat

Kerro tilaisuuden luonne, päivämäärä, paikkakunta, vieraiden arvioitu määrä ja toivottu menu. Kerro myös, onko paikassa keittiö ja astiat, ja tarvitaanko tarjoiluhenkilökuntaa. Mitä aiemmin varaat, sitä paremmin pitopalvelulla on aikaa, erityisesti kesän juhlakaudella.

Pyydä kirjallinen tarjous, jossa ruoka, tarjoilu, astiat, kuljetus ja siivous on eritelty. Sovi myös, milloin lopullinen vierasmäärä on ilmoitettava ja miten peruutukset hoidetaan.

Kerro myös, onko juhlapaikalla rajoituksia, esimerkiksi kellonaikoja, jolloin tilan on oltava tyhjä, tai sääntöjä avotulen ja koristeiden käytöstä.

• tilaisuuden tyyppi ja päivämäärä
• vieraiden arvioitu määrä
• menu ja erityisruokavaliot
• tarjoilu, astiat, kuljetus
• juhlapaikka

Isompiin juhliin, kuten häihin, monet pitopalvelut tarjoavat maistelun ennen lopullista päätöstä. Kysy myös, voitko nähdä kuvia aiemmista tilaisuuksista ja millaisia tilaisuuksia pitopalvelu on järjestänyt.

Tilaisuuden jälkeen kannattaa antaa palautetta: hyvä pitopalvelu haluaa tietää, mikä onnistui ja mitä voi parantaa. Jos järjestät tilaisuuksia säännöllisesti, pysyvä yhteistyö saman pitopalvelun kanssa helpottaa suunnittelua, koska se oppii tuntemaan toiveesi ja vieraasi.

Kuvailet tilaisuuden ja vahvistat puhelinnumeron ja sähköpostin. Alueesi pitopalvelut näkevät paikkakunnan, postinumeron ja vastauksesi, mutta eivät nimeäsi. Vain yksi yritys voi ostaa tarjouspyynnön ja maksaa siitä Offranolle; sinulle se on maksutonta.

Ennen kuin yritys näkee tietosi, lähetämme sinulle sen nimen, osoitteen ja puhelinnumeron. Emme voi luvata, että joku ostaa tarjouspyynnön, eikä tarjous sido sinua.