E-rēķins: mašīnlasāms rēķins, kas ietaupa laiku

Strukturēts e-rēķins ir datu fails, kas atbilst noteiktam standartam, piemēram, Eiropas e-rēķinu standartam. Atšķirībā no PDF, ko lasa cilvēks, e-rēķinu lasa programma: tā zina, kur ir rēķina numurs, summa, PVN, konta numurs un preces. Grāmatvedim nav jāievada dati manuāli, un kļūdu risks samazinās.

E-rēķinus parasti pārsūta caur e-adresi vai e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju, kas nogādā rēķinu pareizajā grāmatvedības programmā vai internetbankā.

Avots: eur-lex.europa.eu · vraa.gov.lv

Rēķini valsts un pašvaldību iestādēm Latvijā tiek iesniegti kā e-rēķini. Šī prasība izriet no Eiropas Savienības e-rēķinu direktīvas un Latvijas normatīvajiem aktiem par publiskajiem iepirkumiem. Ja strādājat publiskajam sektoram, Jūsu programmai jāprot e-rēķinus sagatavot un nosūtīt.

Avots: vraa.gov.lv · eur-lex.europa.eu

Grozījumi Grāmatvedības likumā paredz strukturētu e-rēķinu izmantošanu arī darījumos starp uzņēmumiem. Ieviešanas termiņi un precīzas prasības ir mainījušies, tāpēc pārbaudiet spēkā esošo likuma redakciju un Finanšu ministrijas un VID skaidrojumus, nevis paļaujieties uz veciem rakstiem. Valsts piedāvā arī e-rēķinu apmaiņas risinājumus, piemēram, caur e-adresi.

Avots: likumi.lv · fm.gov.lv · vid.gov.lv

Eiropas Savienībā tiek apspriesta un ieviesta e-rēķinu un digitālās PVN ziņošanas paplašināšana, tostarp pārrobežu darījumiem. Ja tirgojaties ar citām dalībvalstīm, sekojiet gan Latvijas, gan partnera valsts prasībām. Dažās valstīs e-rēķins starp uzņēmumiem jau ir obligāts vai drīz kļūs obligāts.

Avots: eur-lex.europa.eu

Lielākā daļa Latvijā izmantoto grāmatvedības programmu atbalsta e-rēķinus. Pārbaudiet, vai Jūsu programma prot e-rēķinus gan nosūtīt, gan saņemt un vai tā savienota ar e-rēķinu apmaiņas kanālu. Ja izmantojat vecāku vai paša izstrādātu sistēmu, var vajadzēt izstrādi vai saskarni.

• e-rēķinu nosūtīšana un saņemšana
• savienojums ar e-adresi vai pakalpojumu sniedzēju
• klientu datu, tostarp reģistrācijas numura, pareizība
• automātiska sasaiste ar pasūtījumiem
• arhivēšana un glabāšana

E-rēķins ietaupa laiku gan sūtītājam, gan saņēmējam. Rēķins pienāk ātrāk, dati nav jāievada manuāli, un maksājumu var sasaistīt automātiski. Ir vieglāk sekot, kuri rēķini apmaksāti. Krāpšanas risks samazinās, jo e-rēķins pārvietojas droši caur apmaiņas kanālu, un viltotu rēķinu ar nepareizu konta numuru ir grūtāk nosūtīt.

Pārejas laikā bieži rodas vienas un tās pašas problēmas.

• PDF rēķins tiek uzskatīts par e-rēķinu
• klienta reģistrācijas numurs vai e-adrese ir nepareiza
• PVN likmes programmā nav iestatītas pareizi
• saņemtie e-rēķini netiek pārbaudīti pirms apmaksas
• arhivēšana neatbilst glabāšanas prasībām

Grāmatvedības dokumenti jāglabā likumā noteikto laiku. E-rēķini tiek glabāti elektroniski tā, lai tos vēlāk varētu nolasīt un tie netiktu mainīti. Pārbaudiet, vai Jūsu programma vai pakalpojumu sniedzējs nodrošina atbilstošu arhivēšanu.

Avots: likumi.lv

Kad sagatavojat e-rēķinu grāmatvedības programmā, programma to nosūta caur apmaiņas kanālu. Kanāls atrod saņēmēju un nogādā rēķinu viņa programmā vai internetbankā. Saņēmēja programma nolasa datus un automātiski izveido ienākošā rēķina ierakstu. Grāmatvedis apstiprina rēķinu un apmaksā to. Viss process var notikt, nevienam neievadot datus manuāli. Tam gan sūtītājam, gan saņēmējam jābūt pieslēgtam apmaiņai un datiem jābūt pareiziem.

E-rēķinu pakalpojums var būt maksas vai iekļauts grāmatvedības programmas cenā. Nelielam rēķinu skaitam izmaksas parasti ir nelielas. Lielākam apjomam vērts salīdzināt pakalpojumu sniedzēju cenas un nosacījumus. Ņemiet vērā, ka ietaupītais laiks manuālai ievadei bieži atsver izmaksas.

Ja uzņēmums vēl neizmanto e-rēķinus, sāciet ar programmas iespēju pārbaudi un apmaiņas kanāla izvēli. Tad aktivizējiet e-rēķinu saņemšanu, lai partneri varētu Jums tos sūtīt. Informējiet lielākos partnerus, ka dodat priekšroku e-rēķiniem. Visbeidzot iestatiet e-rēķinu nosūtīšanu saviem klientiem. Pāreja var notikt pakāpeniski, sākot ar lielākajiem partneriem.

Viltota rēķina krāpšanā noziedznieks uzņēmumam nosūta rēķinu, kas izskatās kā pazīstama partnera rēķins, bet satur citu konta numuru. PDF rēķinu ir viegli viltot, e-rēķinu caur apmaiņas kanālu daudz grūtāk. Tomēr arī e-rēķinu gadījumā vērts pārbaudīt, vai sūtītājs un konts atbilst iepriekšējiem rēķiniem. Ja konts mainās, pārbaudiet to, piezvanot partnerim uz zināmu numuru.

E-rēķins ir mašīnlasāms rēķins, kas ietaupa laiku un samazina kļūdas. Valsts iestādēm tas ir obligāts, un izmantošana starp uzņēmumiem paplašinās. Pārbaudiet aktuālās prasības, sagatavojiet programmu un sāciet pāreju laikus. Jo agrāk sāksiet, jo vienmērīgāka būs pāreja, un jo mazāk kļūdu radīsies brīdī, kad prasības kļūs obligātas visiem.

Avots: vid.gov.lv

Pāreja uz e-rēķiniem nav tikai tehnisks jautājums. Grāmatvedim un tiem, kas apstiprina rēķinus, jāsaprot, kā e-rēķini tiek saņemti un kur tos atrast. Vienojieties, kurš pārbauda ienākošos rēķinus, kurš tos apstiprina un kā tiek risināti gadījumi, kad rēķinā ir kļūda. Skaidrs process palīdz izvairīties no aizkavētiem maksājumiem un dubultiem ierakstiem, kas var rasties, ja rēķins pienāk gan kā e-rēķins, gan kā PDF.

Ja vajag palīdzību grāmatvedības programmas vai ERP sistēmas iestatīšanā e-rēķiniem, aprakstiet vajadzību Offrano. Pieprasījumu saņem tieši viens IT vai ERP uzņēmums, kas par to maksā Offrano; Jums tas ir bez maksas.