Biała lista VAT: jak płacić dostawcom, żeby nie stracić kosztów

Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł. Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji.

Liczy się wartość transakcji, a nie pojedynczej raty. Faktura na 18 000 zł zapłacona w trzech ratach gotówką narusza zasadę tak samo jak jedna płatność.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi elektroniczny wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT oraz tych, których nie zarejestrowano lub wykreślono. Wykaz jest publiczny i umożliwia sprawdzenie, także automatycznie, czy podmiot był w wykazie na wybrany dzień z ostatnich lat. W wykazie znajdują się m.in. numery rachunków rozliczeniowych podatników VAT czynnych.

Potocznie nazywa się go białą listą. Sprawdzenie zajmuje kilkanaście sekund w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów albo odbywa się automatycznie w programie księgowym lub bankowym.

Źródło: isap.sejm.gov.pl · podatki.gov.pl

Przedsiębiorca rozliczający PIT nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów kosztu w części, w jakiej płatność za transakcję powyżej progu z Prawa przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego albo przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie – jeśli dostawca jest czynnym podatnikiem VAT. To samo dotyczy płatności z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności, gdy był on obowiązkowy.

Jeżeli koszt został już zaliczony, trzeba zmniejszyć koszty albo zwiększyć przychody w miesiącu, w którym zlecono taki przelew. Podobne zasady obowiązują w podatku CIT.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Czasem dostawca podaje na fakturze rachunek, którego nie ma w wykazie – na przykład nowy rachunek w innym banku. Przepisy przewidują bezpiecznik: skutku w kosztach nie stosuje się, jeżeli podatnik przy pierwszej zapłacie na ten rachunek złoży zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siebie, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Lepiej jednak nie polegać na zawiadomieniach. Prościej poprosić dostawcę o zgłoszenie rachunku do urzędu, a do tego czasu zapłacić na rachunek, który w wykazie już jest.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

• sprawdzać rachunek w wykazie w dniu zlecenia przelewu
• zachować potwierdzenie sprawdzenia (zrzut lub raport z programu)
• przy nowym dostawcy sprawdzić NIP, status VAT i rachunek przed pierwszą płatnością
• przy zmianie rachunku przez dostawcę zawsze potwierdzić ją telefonicznie
• przy fakturach z załącznika nr 15 powyżej progu płacić mechanizmem podzielonej płatności
• nie dzielić jednej transakcji na mniejsze płatności gotówkowe

Biała lista chroni także przed popularnym oszustwem: przestępca podszywa się pod dostawcę i w e-mailu informuje o „zmianie numeru konta”. Jeśli firma sprawdza rachunek w wykazie przed każdym przelewem, fałszywy numer zwykle od razu wychodzi na jaw, bo nie należy do dostawcy. To dodatkowy powód, by sprawdzanie było nawykiem, a nie obowiązkiem wykonywanym od święta.

Nie każda płatność to klasyczny przelew. Przy płatnościach kartą, przez operatorów płatności czy faktoring zasady mogą wyglądać inaczej, a ustawa przewiduje szczególne przypadki, na przykład przelewy na rachunki banków służące do rozliczeń z tytułu nabytych wierzytelności. W nietypowych sytuacjach warto zapytać księgowego, zanim zleci się płatność.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Obowiązek z Prawa przedsiębiorców dotyczy obu stron: także przyjmowania płatności. Firma usługowa, która wystawia fakturę innej firmie na kwotę powyżej progu, powinna przyjąć zapłatę na rachunek płatniczy. Własny rachunek warto mieć zgłoszony w urzędzie skarbowym, żeby klienci widzieli go w wykazie – w przeciwnym razie ostrożni kontrahenci mogą wstrzymać płatność.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Firma handlowa zleca spedytorowi przewóz ładunku za 20 000 zł netto. Transakcja przekracza próg, więc płatność musi przejść przez rachunek płatniczy. Księgowa sprawdza rachunek spedytora w wykazie w dniu zlecenia przelewu i zapisuje wynik. Spedytor tydzień później informuje o nowym rachunku – firma potwierdza zmianę telefonicznie i czeka, aż nowy numer pojawi się w wykazie, albo płaci na dotychczasowy.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Wiele banków i programów księgowych sprawdza rachunek odbiorcy w wykazie automatycznie przy zlecaniu przelewu i ostrzega, gdy numeru nie ma na liście. Warto włączyć tę funkcję i zachowywać raporty ze sprawdzenia. W małej firmie, w której przelewy zleca właściciel z telefonu, to najprostszy sposób, by nie zapomnieć o obowiązku.

Offrano łączy firmy usługowe z klientami. Zapytanie może kupić dokładnie jedna firma, która płaci za nie kartą lub innym środkiem płatniczym w bezpiecznym procesie płatności. Offrano nie prowadzi księgowości i nie doradza podatkowo.