Mechanizm podzielonej płatności w budowlance: zasady dla firm

W mechanizmie podzielonej płatności nabywca płaci specjalnym komunikatem przelewu: kwota netto trafia na zwykły rachunek dostawcy, a kwota VAT na jego rachunek VAT. Środki z rachunku VAT można wykorzystać przede wszystkim do zapłaty VAT, w tym VAT u własnych dostawców w tym samym mechanizmie, oraz niektórych innych zobowiązań publicznoprawnych.

Podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, mogą zawsze zastosować mechanizm dobrowolnie. W niektórych przypadkach jest on jednak obowiązkowy.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Przy płatności za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł lub jej równowartość w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Oba warunki muszą być spełnione łącznie: usługa lub towar z załącznika i kwota faktury powyżej progu.

Dostawca, który wystawia taką fakturę, musi przyjąć płatność w mechanizmie podzielonej płatności.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Załącznik nr 15 obejmuje wiele robót budowlanych według klasyfikacji PKWiU, m.in. roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków mieszkalnych i niemieszkalnych, w tym prace przy przebudowie i remoncie istniejących budynków, roboty rozbiórkowe, instalacyjne i wykończeniowe. Dlatego typowe usługi firm remontowych, instalacyjnych czy dekarskich wykonywane dla innych przedsiębiorców często mieszczą się w załączniku.

O tym, czy konkretna usługa jest w załączniku, decyduje jej klasyfikacja. Przy wątpliwościach warto sprawdzić symbol PKWiU z księgowym lub wystąpić o wiążącą informację.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Faktura dokumentująca taką transakcję powinna zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Brak dopisku nie zwalnia nabywcy z obowiązku zapłaty w mechanizmie, jeśli warunki są spełnione, a wystawca może ponieść konsekwencje. Przy fakturach wystawianych w KSeF dopisek jest odpowiednim polem w strukturze faktury.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Po stronie podatku dochodowego przedsiębiorca rozliczający PIT nie zalicza do kosztów uzyskania przychodów płatności dokonanej z pominięciem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności, jeśli na fakturze znalazł się wymagany dopisek. Dodatkowo przepisy o VAT przewidują sankcje za naruszenie obowiązku. To realne pieniądze, dlatego firmy budowlane powinny mieć jasną procedurę płatności.

Źródło: isap.sejm.gov.pl · isap.sejm.gov.pl

Obowiązek dotyczy podatników. Klient prywatny, który zleca remont swojego domu, nie ma obowiązku płacenia w mechanizmie podzielonej płatności. Firma remontowa wystawiająca fakturę konsumentowi nie musi więc dopisywać mechanizmu, a konsument płaci zwykłym przelewem. Inaczej jest przy wspólnotach mieszkaniowych, spółdzielniach czy firmach – to podatnicy lub podmioty, u których zasady trzeba sprawdzić.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Firma, która otrzymuje dużą część wynagrodzenia na rachunek VAT, może z niego zapłacić VAT swoim podwykonawcom i dostawcom, także w mechanizmie. Warto jednak planować płynność: środki na rachunku VAT nie są do swobodnej dyspozycji. Przy dużych kontraktach dobrze uzgodnić z bankiem i księgową, jak będą przepływać pieniądze między rachunkami i kiedy można wnioskować o uwolnienie środków.

Rachunek VAT bank otwiera automatycznie do każdego rachunku rozliczeniowego firmy będącej czynnym podatnikiem VAT. Nie trzeba o niego wnioskować. Firma nie może dowolnie wypłacać z niego pieniędzy: środki służą do zapłaty VAT w urzędzie skarbowym, VAT dostawcom w mechanizmie podzielonej płatności oraz innych wskazanych zobowiązań. Jeżeli na rachunku VAT zbiera się więcej, niż firma potrzebuje, można złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o przekazanie środków na rachunek rozliczeniowy.

Przy dużych kontraktach budowlanych warto uwzględnić to w planie płatności wobec podwykonawców i dostawców materiałów.

Przy robotach budowlanych częste są zaliczki i płatności etapowe. Zanim wystawi się pierwszą fakturę zaliczkową przy dużym kontrakcie, warto ustalić z księgową, jak w danym przypadku stosować mechanizm podzielonej płatności i dopisek na fakturze, i ustawić to w programie. Dzięki temu obie strony od początku wiedzą, na jaki rachunek trafiają pieniądze, a rozliczenie końcowe nie przynosi niespodzianek.

• ustalić, które usługi firmy są w załączniku nr 15
• dodać w programie do faktur automatyczny dopisek przy przekroczeniu progu
• zgłosić rachunek do wykazu podatników VAT
• sprawdzać faktury od podwykonawców pod kątem mechanizmu
• płacić podwykonawcom w mechanizmie, gdy jest obowiązkowy
• przeszkolić osobę, która zleca przelewy

Próg odnosi się do kwoty należności ogółem na fakturze, czyli kwoty brutto. Jeśli faktura na usługi z załącznika wynosi 14 000 zł netto i ponad 15 000 zł brutto, mechanizm jest obowiązkowy. Przy fakturach w walucie obcej przelicza się kwotę na złote według zasad stosowanych dla podstawy opodatkowania.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Offrano przekazuje zapytania klientów – prywatnych i firmowych – firmom budowlanym i remontowym. Zapytanie może kupić dokładnie jedna firma. Offrano nie doradza podatkowo; zasady płatności między firmą a jej klientem wynikają z przepisów i umowy między nimi.