KSeF w małej firmie: co się zmieniło i jak się przygotować

Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana w KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Po przesłaniu faktura otrzymuje numer identyfikujący ją w systemie.

Dla nabywcy zmienia się to, skąd bierze fakturę: nie z załącznika do e-maila, lecz z KSeF, zwykle automatycznie przez program księgowy.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Według harmonogramu Ministerstwa Finansów KSeF 2.0 udostępniono 1 lutego 2026 r. i od tego dnia stał się jedynym obowiązującym systemem. Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych firm, których łączna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Te najmniejsze firmy mają obowiązek korzystać z KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Kto jeszcze nie korzysta z systemu, powinien sprawdzić, do której grupy należy, i nie zostawiać przygotowań na ostatnie tygodnie.

Źródło: ksef.podatki.gov.pl

Ustawa o VAT wymienia wyjątki. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy m.in. faktur wystawianych na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, faktur wystawianych przez podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, niektórych procedur szczególnych oraz podatników korzystających z określonego zwolnienia. W tych przypadkach wystawia się faktury elektroniczne lub papierowe, a przy fakturach dla konsumentów można – ale nie trzeba – korzystać z KSeF.

Dla firm, które pracują głównie dla klientów prywatnych, to ważna informacja: faktura za remont łazienki u osoby prywatnej nie musi przechodzić przez KSeF. Faktura dla spółdzielni, wspólnoty mieszkaniowej czy innej firmy – już tak.

Źródło: isap.sejm.gov.pl

Dostęp do KSeF nadaje się osobom i programom. Właściciel firmy lub osoba uprawniona do reprezentacji może nadać uprawnienia księgowej, biuru rachunkowemu czy pracownikowi wystawiającemu faktury. Harmonogram wdrożenia przewidywał osobny moduł certyfikatów i uprawnień. Warto od początku ustalić, kto wystawia faktury, kto je odbiera i kto ma prawo nadawać uprawnienia – i zapisać to w prostej instrukcji dla firmy.

Źródło: ksef.podatki.gov.pl

• czy program wysyła faktury do KSeF i pobiera faktury zakupowe
• czy obsługuje faktury korygujące i zaliczkowe
• czy pozwala wystawić fakturę w terenie, np. z telefonu
• czy pokazuje status wysłania i numer KSeF
• czy współpracuje z programem biura rachunkowego
• jak działa w razie niedostępności systemu

Instalator czy serwisant często wystawiał fakturę u klienta na papierze. Przy fakturach dla firm trzeba teraz zadbać, by faktura trafiła do KSeF. Najprościej użyć programu z aplikacją mobilną albo wystawiać faktury po powrocie do biura, w terminie wynikającym z przepisów o VAT. Warto uprzedzić klientów firmowych, że faktura pojawi się w ich systemie, a nie w e-mailu.

KSeF to nie tylko wystawianie. Faktury od dostawców materiałów, hurtowni czy podwykonawców też trafiają do systemu. Program księgowy może je pobierać automatycznie. To ułatwia księgowanie, ale wymaga porządku: kto sprawdza, czy faktura dotyczy firmy, kto ją akceptuje do zapłaty i kto pilnuje terminów płatności.

Przy płatności za fakturę od innego przedsiębiorcy obowiązują dotychczasowe zasady: transakcje z innym przedsiębiorcą o jednorazowej wartości powyżej 15 000 zł trzeba płacić przez rachunek płatniczy, a przelew powinien trafić na rachunek dostawcy z wykazu podatników VAT, czyli tzw. białej listy. Przy fakturach z towarami lub usługami z załącznika nr 15 i kwotą należności ogółem powyżej 15 000 zł obowiązuje mechanizm podzielonej płatności.

Źródło: isap.sejm.gov.pl · isap.sejm.gov.pl

Faktury przesłanej do KSeF nie da się po prostu usunąć ani podmienić, jak PDF-a wysłanego e-mailem. Błędy poprawia się fakturą korygującą, która także trafia do systemu. Dlatego warto dbać o poprawne dane kontrahenta już na etapie zamówienia: NIP, pełną nazwę i adres. W programie do faktur pomaga automatyczne pobieranie danych z rejestrów po numerze NIP.

Dobrą praktyką jest też sprawdzenie pierwszych faktur po wdrożeniu razem z księgową – czy trafiły do systemu, czy mają numer KSeF i czy klienci je widzą.

• sprawdzić, od kiedy firmę obowiązuje KSeF
• wybrać lub zaktualizować program do faktur
• nadać uprawnienia księgowej i pracownikom
• przetestować wystawienie faktury i korekty
• poinformować klientów firmowych o zmianie
• ustalić obieg faktur zakupowych

Offrano łączy firmy usługowe z klientami: zapytanie klienta może kupić dokładnie jedna firma z regionu. Offrano nie wystawia faktur w imieniu firm i nie doradza podatkowo. Firmy, które kupują zapytania, widzą swoje zakupy i potwierdzenia w koncie, a kwestie KSeF we własnej sprzedaży rozwiązują z księgowym.