Ověření dodavatele: pár minut, které se vyplatí

Administrativní registr ekonomických subjektů, ARES, zobrazuje údaje z více veřejných rejstříků na jednom místě: identifikační číslo, sídlo, právní formu, zápisy v obchodním a živnostenském rejstříku a údaje o registraci k DPH. Pro rychlé ověření je to nejlepší první krok.

Zdroj: ares.gov.cz

Veřejný rejstřík na justice.cz ukazuje u obchodních korporací sídlo, statutární orgán, způsob jednání, předmět podnikání a sbírku listin s účetními závěrkami. Zkontrolujte, kdo smí za firmu podepisovat, a zda firma není v likvidaci nebo v insolvenci.

Zdroj: justice.cz

Živnostenský rejstřík ukazuje, jaké živnosti firma nebo živnostník má. U řemesel a vázaných živností, například elektro nebo deratizace, je živnostenské oprávnění podmínkou. Doklad o odborné způsobilosti je pak další krok, který si můžete vyžádat.

Zdroj: rzp.cz

Zákon o DPH stanoví, že odběratel může ručit za nezaplacenou daň dodavatele, pokud v době plnění věděl nebo měl vědět o úmyslu daň nezaplatit, pokud dodavatel je veden jako nespolehlivý plátce, nebo pokud platí na bankovní účet, který není zveřejněný správcem daně. Stav plátce a zveřejněné účty ověříte v registru plátců DPH.

Zdroj: e-sbirka.gov.cz · financnisprava.cz

• IČO, sídlo a že firma existuje
• kdo smí za firmu jednat a podepisovat
• živnostenské oprávnění k dané činnosti
• stav plátce DPH a zveřejněný účet
• insolvence a likvidace
• pojištění odpovědnosti

Insolvenční rejstřík ukáže, zda proti firmě neprobíhá insolvenční řízení. U větších zakázek s dlouhou dobou plnění nebo zálohami je to důležitá kontrola. Najdete ho přes justice.cz.

Zdroj: justice.cz

Rejstříky ukazují, že firma existuje a má oprávnění. O kvalitě práce neříkají nic. K tomu slouží reference, ukázky podobných zakázek, rozhovor a zkušební zakázka. U dlouhodobých služeb, jako je úklid nebo IT, se vyplatí začít s kratší smlouvou.

• přesný rozsah služeb a úroveň kvality
• cena, platební podmínky a účet, na který se platí
• odpovědnost za škody a pojištění
• ochrana osobních údajů, pokud dodavatel k nim má přístup
• výpovědní lhůta a předání při ukončení

Firma hledá úklid kanceláří. Než podepíše smlouvu, ověří dodavatele v ARES, zkontroluje, kdo za něj jedná, a v registru plátců DPH ověří zveřejněný účet. Vyžádá si pojištění odpovědnosti a reference. Smlouvu uzavře na zkušební dobu s úklidovým plánem. Platby posílá jen na zveřejněný účet.

Údaje se mění. U dlouhodobých dodavatelů je dobré stav plátce a zveřejněný účet kontrolovat průběžně, ideálně automaticky v účetním systému. Mnohé účetní programy umí kontrolu při zadání platby.

Pokud dodavatel pracuje s osobními údaji, například IT firma nebo úklid v prostorách s dokumenty, uzavřete s ním smlouvu o zpracování nebo mlčenlivosti. Povinnosti vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Zdroj: eur-lex.europa.eu

• platba na účet z faktury bez ověření zveřejnění
• smlouva podepsaná osobou bez oprávnění
• chybějící živnost pro danou činnost
• žádná kontrola insolvence u velkých záloh
• spoléhání jen na web a recenze

U dodavatelů z jiných zemí EU lze platnost DIČ ověřit v systému VIES Evropské komise. Obchodní rejstříky jednotlivých zemí jsou většinou také veřejné. U dodavatelů mimo EU je ověření složitější; pomůže výpis z rejstříku a reference.

Zdroj: ec.europa.eu

U některých činností nestačí živnost: elektrikář potřebuje odbornou způsobilost podle předpisů o vyhrazených technických zařízeních, deratizační firma odbornou způsobilost podle zákona o ochraně veřejného zdraví, servis klimatizací certifikát pro práci s chladivy. Vyžádejte si doklady ke konkrétní práci.

• nabídka výrazně pod cenou ostatních
• požadavek na platbu na soukromý nebo zahraniční účet
• tlak na rychlý podpis a vysokou zálohu
• chybějící nebo nejasné údaje o firmě na webu a fakturách
• nesoulad mezi jménem na smlouvě a v rejstříku

Výsledky ověření si uložte ke smlouvě: výpis z ARES, snímek zveřejněného účtu k datu platby, kopie oprávnění. Pokud by později vznikl spor nebo dotaz finančního úřadu, prokážete, že jste postupovali s náležitou péčí.

Pokud zakázku financujete z dotace nebo jde o veřejnou zakázku, bývají požadavky na ověření dodavatele přísnější. Poskytovatel dotace může vyžadovat doklady o výběru dodavatele a o jeho způsobilosti. Ověření podle pravidel programu provádějte hned při výběru, ne až při vyúčtování.

U dlouhodobých dodavatelů nestačí jednorázová kontrola na začátku. Bankovní účet se může změnit a podvodníci se snaží podvrhnout fakturu s jiným číslem účtu. Při změně účtu ověřte požadavek telefonicky u známého kontaktu a zkontrolujte zveřejnění účtu v registru plátců.

Zdroj: financnisprava.cz

Offrano ověřuje, že firma, která kupuje poptávky, existuje jako podnik, například podle DIČ v systému VIES nebo výpisu z rejstříku. Kvalitu práce neověřuje. Offrano předá poptávku právě jedné odborné firmě; firma za ni platí, pro zadavatele je zdarma. Ověřujeme, že firma existuje, ne kvalitu její práce, a slíbit, že se firma najde, nemůžeme.