Лични податоци во малата фирма: што навистина треба да направите

Законот за заштита на личните податоци ги пропишува начелата за обработка, правата на лицата и обврските на контролорите и обработувачите. Агенцијата за заштита на личните податоци дава упатства, врши надзор и постапува по претставки. На нејзината веб-страница има обрасци и насоки корисни и за мали фирми.

Законот ги следи правилата на европската Општа регулатива за заштита на податоците, па многу насоки и примери од Европа се корисни и тука.

Извор: azlp.mk · slvesnik.com.mk

• кои податоци собирате: име, телефон, адреса, е-пошта, матичен број, здравствени податоци
• од кого: вработени, кандидати, клиенти, добавувачи, посетители на веб-страница
• за која цел: договор, плата, достава, маркетинг
• каде се чуваат: во програма, во облак, на хартија, во телефон
• кој има пристап и колку долго се чуваат

Секоја обработка мора да има правен основ. Најчесто тоа е договорот со клиентот, законска обврска, на пример за платите, или легитимен интерес на фирмата. Согласноста е потребна за некои цели, на пример за маркетинг по е-пошта. Согласноста мора да биде слободна, јасна и лесно да се повлече.

Не собирајте податоци „за секој случај“. Колку помалку податоци, толку помал ризик.

Лицата треба да знаат кој ги обработува нивните податоци, зошто, колку долго и какви права имаат. За веб-страницата тоа е политика за приватност, за вработените посебно известување, а за клиентите кратко известување во договорот или на обрасците. Текстот треба да биде разбирлив, а не копија од туѓа страница.

• лозинки по корисник, а не една заедничка за сите
• двофакторска најава за е-пошта и облак
• ажуриран софтвер и антивирусна заштита
• редовни резервни копии, чувани одделно
• заклучени ормари за документи на хартија
• бришење на податоците кога повеќе не се потребни

Кога сметководителот, фирмата за одржување на компјутерите или давателот на облак услуга имаат пристап до вашите податоци, тие се обработувачи. Со нив треба да имате договор што ги уредува обврските за заштита на податоците. Прашајте ги каде ги чуваат податоците и како ги штитат.

Изгубен лаптоп, хакирана е-пошта или погрешно испратена листа на клиенти се инциденти. Законот предвидува кога и во кој рок инцидентот се пријавува до Агенцијата и кога треба да се известат засегнатите лица. Подгответе однапред кој во фирмата што прави во таков случај.

Извор: azlp.mk

Камерите во продавница или канцеларија се дозволени под услови пропишани со закон. Вработените и посетителите мора да бидат известени, а камерите не смеат да снимаат простории како соблекувални и тоалети. Снимките се чуваат ограничено време. Агенцијата има посебни насоки за видеонадзор.

Фирма со неколку вработени изработува веб-страници за клиенти. Прво прави табела со податоците: вработени, клиенти, пристапи до веб-страниците на клиентите. Воведува менаџер на лозинки и двофакторска најава, склучува договори за обработка со клиентите и ја ажурира политиката за приватност на својата страница. Тоа не бара големи пари, но бара некој да го води.

Клиентите и вработените можат да побараат пристап до своите податоци, исправка, бришење или ограничување на обработката. Фирмата треба да одговори во законскиот рок. Одредете кој во фирмата ги прима и одговара таквите барања, за да не се изгубат во општата е-пошта.

Ако вашата веб-страница користи алатки за статистика, реклами или вградени содржини од други компании, тие често поставуваат колачиња и пренесуваат податоци. Прашајте ја фирмата што ја изработила страницата кои алатки се вградени и дали е потребна согласност пред нивното вклучување. Банерот за колачиња треба навистина да ги блокира алатките додека посетителот не се согласи.

Податоците за вработените, како плати, боледувања и оценки, се особено чувствителни. Пристапот нека го имаат само лицата што навистина им треба. Биографиите од кандидатите што не се примени не ги чувајте неограничено; одредете рок и бришете ги.

Ако ви треба помош со безбедноста на компјутерите, е-поштата или веб-страницата, опишете ја фирмата во формуларот на страницата за ИТ безбедност. Барањето го презема точно една фирма од вашиот крај и за тоа му плаќа на Offrano; за вас е бесплатно. Однапред добивате име, адреса и телефон. Проверуваме дека фирмата постои, не и квалитетот на нејзината работа.