Overenie dodávateľa: pár minút, ktoré sa oplatia

Obchodný register na orsr.sk ukazuje pri obchodných spoločnostiach sídlo, štatutárny orgán, spôsob konania, predmet podnikania a ďalšie údaje. Skontrolujte, kto smie za firmu podpisovať, a či firma nie je v likvidácii. Zbierka listín s účtovnými závierkami je dostupná v registri účtovných závierok.

Zdroj: orsr.sk

Živnostenský register ukazuje, aké živnosti má firma alebo živnostník. Pri remeslách a viazaných živnostiach, napríklad elektro alebo deratizácia, je živnostenské oprávnenie podmienkou. Doklad o odbornej spôsobilosti je ďalší krok, ktorý si môžete vyžiadať.

Zdroj: zrsr.sk

Zákon o DPH ustanovuje, že odberateľ môže v určitých prípadoch ručiť za daň, ktorú dodávateľ nezaplatil, napríklad ak vedel alebo mal vedieť, že daň nebude zaplatená. Finančná správa zverejňuje zoznamy platiteľov DPH a ďalšie zoznamy, ktoré pomáhajú posúdiť riziko. Pri každom novom dodávateľovi si stav overte.

Zdroj: slov-lex.sk · financnasprava.sk

Finančná správa zverejňuje index daňovej spoľahlivosti, ktorý hodnotí subjekty podľa plnenia daňových povinností. Nie je to jediné kritérium, ale pri väčších zákazkách je užitočným signálom. Pri zlom hodnotení sa oplatí zistiť viac.

Zdroj: financnasprava.sk

• IČO, sídlo a že firma existuje
• kto smie za firmu konať a podpisovať
• živnostenské oprávnenie na danú činnosť
• stav platiteľa DPH a informácie finančnej správy
• likvidácia, konkurz alebo reštrukturalizácia
• poistenie zodpovednosti

Obchodný vestník a register úpadcov ukážu, či proti firme neprebieha konkurz alebo reštrukturalizácia. Pri väčších zákazkách s dlhou dobou plnenia alebo zálohami je to dôležitá kontrola.

Registre ukazujú, že firma existuje a má oprávnenie. O kvalite práce nehovoria nič. Na to slúžia referencie, ukážky podobných zákaziek, rozhovor a skúšobná zákazka. Pri dlhodobých službách, ako je upratovanie alebo IT, sa oplatí začať s kratšou zmluvou.

• presný rozsah služieb a úroveň kvality
• cena, platobné podmienky a účet, na ktorý sa platí
• zodpovednosť za škody a poistenie
• ochrana osobných údajov, ak k nim má dodávateľ prístup
• výpovedná lehota a odovzdanie pri ukončení

Firma hľadá upratovanie kancelárií. Skôr ako podpíše zmluvu, overí dodávateľa v obchodnom registri, skontroluje, kto za neho koná, a overí stav platiteľa DPH. Vyžiada si poistenie zodpovednosti a referencie. Zmluvu uzavrie na skúšobnú dobu s upratovacím plánom a platby posiela len na účet uvedený v zmluve.

Pri dodávateľoch z iných krajín EÚ možno platnosť IČ DPH overiť v systéme VIES Európskej komisie. Obchodné registre jednotlivých krajín sú väčšinou tiež verejné. Pri dodávateľoch mimo EÚ je overenie zložitejšie; pomôže výpis z registra a referencie.

Zdroj: ec.europa.eu

Pri niektorých činnostiach nestačí živnosť: elektrikár potrebuje odbornú spôsobilosť podľa predpisov o technických zariadeniach, deratizačná firma odbornú spôsobilosť podľa zákona o verejnom zdravotníctve, servis klimatizácií certifikát na prácu s chladivami. Vyžiadajte si doklady ku konkrétnej práci.

• ponuka výrazne pod cenou ostatných
• požiadavka na platbu na súkromný alebo zahraničný účet
• tlak na rýchly podpis a vysokú zálohu
• chýbajúce alebo nejasné údaje o firme na webe a faktúrach
• nesúlad medzi menom v zmluve a v registri

Pri dlhodobých dodávateľoch nestačí jednorazová kontrola na začiatku. Bankový účet sa môže zmeniť a podvodníci sa snažia podvrhnúť faktúru s iným číslom účtu. Pri zmene účtu overte požiadavku telefonicky u známeho kontaktu.

Ak dodávateľ pracuje s osobnými údajmi, napríklad IT firma alebo upratovanie v priestoroch s dokumentmi, uzavrite s ním zmluvu o spracúvaní alebo mlčanlivosti. Povinnosti vyplývajú zo všeobecného nariadenia o ochrane osobných údajov.

Zdroj: eur-lex.europa.eu

Výsledky overenia si uložte k zmluve: výpis z registra, snímku stavu platiteľa k dátumu platby, kópie oprávnení. Ak by neskôr vznikol spor alebo otázka daňového úradu, preukážete, že ste postupovali s náležitou starostlivosťou.

Ak zákazku financujete z dotácie alebo ide o verejné obstarávanie, požiadavky na overenie dodávateľa bývajú prísnejšie. Poskytovateľ podpory môže vyžadovať doklady o výbere dodávateľa a o jeho spôsobilosti. Pri verejných zdrojoch sa overuje aj register partnerov verejného sektora. Overenie robte hneď pri výbere, nie až pri vyúčtovaní.

• platba na účet z faktúry bez overenia
• zmluva podpísaná osobou bez oprávnenia
• chýbajúca živnosť na danú činnosť
• žiadna kontrola konkurzu pri veľkých zálohách
• spoliehanie sa len na web a recenzie

Údaje sa menia. Pri dlhodobých dodávateľoch je dobré stav platiteľa a údaje v registri kontrolovať priebežne, ideálne automaticky v účtovnom systéme. Mnohé účtovné programy vedia kontrolu urobiť pri zadaní platby.

Offrano overuje, že firma, ktorá kupuje dopyty, existuje ako podnik, napríklad podľa IČ DPH v systéme VIES alebo výpisu z registra. Kvalitu práce neoveruje. Offrano odovzdá dopyt práve jednej odbornej firme; firma zaň platí, pre zadávateľa je zadarmo. Overujeme, že firma existuje, nie kvalitu jej práce, a sľúbiť, že sa firma nájde, nemôžeme.