Yritysmuutto: yksi tarjouspyyntö, yksi muuttofirma

Yritysmuuttoon kuuluvat työpisteiden, kalusteiden, IT-laitteiden, arkistojen ja varastojen siirto. Muuttofirma voi toimittaa muuttolaatikot ja -rullakot, merkitä tavarat työpisteittäin ja sijoittaa ne uudessa tilassa valmiiksi oikeille paikoilleen.

IT-laitteet vaativat erityistä huolellisuutta. Palvelimet, verkkolaitteet ja tulostimet voidaan siirtää yhteistyössä IT-toimittajan kanssa, jotta ne toimivat heti uudessa paikassa. Kysy, voiko muuttofirma koordinoida myös tätä.

Luottamukselliset asiakirjat kuljetetaan lukituissa laatikoissa, ja tarpeettomat asiakirjat voidaan tuhota tietoturvallisesti. Vanhat kalusteet voidaan kierrättää, myydä tai viedä pois.

Isommissa muutoissa muuttofirma nimeää projektipäällikön, joka laatii aikataulun ja on yhteyshenkilö koko projektin ajan. Tämä helpottaa yrityksen omaa työtä, kun kaikki kysymykset ohjautuvat yhdelle henkilölle.

Muuton jälkeen tarvitaan usein vielä jälkitöitä, kuten kalusteiden säätöä, taulujen ripustusta ja pakkausmateriaalien poistoa. Sovi etukäteen, sisältyvätkö ne palveluun.

• toimistojen ja liiketilojen muutto
• IT-laitteiden siirto
• arkistot ja asiakirjat
• kalusteiden purku ja kokoaminen
• vanhojen kalusteiden kierrätys

Kerro nykyisen ja uuden tilan sijainti, työpisteiden määrä, kerrokset ja hissit sekä toivottu ajankohta. Muuttofirma haluaa usein käydä paikan päällä ennen tarkkaa tarjousta. Sovi, kuka on yrityksen yhteyshenkilö muutossa.

Pyydä kirjallinen tarjous ja muuttosuunnitelma, jossa aikataulu ja vastuut on määritelty. Tarkista vastuuvakuutus ja se, miten mahdolliset vahingot korvataan.

Kysy myös, voiko muuttofirma toimittaa muuttolaatikot ja rullakot etukäteen, ja kuinka kauan niitä saa pitää muuton jälkeen purkamista varten.

• nykyinen ja uusi sijainti
• työpisteiden määrä
• IT-laitteet ja palvelimet
• arkistot
• toivottu ajankohta

Yritysmuutto kannattaa suunnitella hyvissä ajoin ennen muuttopäivää. Uuden tilan pohjapiirros ja työpisteiden sijoitussuunnitelma helpottavat muuttoa. Ilmoita osoitteenmuutoksesta asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja viranomaisille, ja päivitä tiedot verkkosivuille ja kaupparekisteriin.

Kerro henkilöstölle ajoissa, mitä kukin pakkaa itse ja mitä muuttofirma hoitaa. Selkeät ohjeet ja merkintäjärjestelmä nopeuttavat muuttoa ja vähentävät hukassa olevia tavaroita.

Näin muutto sujuu hallitusti.

Kuvailet muuton ja vahvistat puhelinnumeron ja sähköpostin. Alueesi muuttofirmat näkevät paikkakunnat, postinumerot ja vastauksesi, mutta eivät yrityksesi nimeä. Vain yksi yritys voi ostaa tarjouspyynnön ja maksaa siitä Offranolle; sinulle se on maksutonta.

Ennen kuin yritys näkee tietosi, lähetämme sinulle sen nimen, osoitteen ja puhelinnumeron. Emme voi luvata, että joku ostaa tarjouspyynnön.