E-Rechnung im B2B: was als elektronische Rechnung gilt und was Betriebe vorbereiten sollten

Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet die elektronische Rechnung von der sonstigen Rechnung. Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Alles andere, also Papier und elektronische Formate ohne diese Struktur wie eine einfache PDF-Datei, gilt als sonstige Rechnung.

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein, sofern sich die erforderlichen Angaben vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

Quelle: gesetze-im-internet.de

Für Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen ist eine Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind. Die Rechnung ist in diesen Fällen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen. Für die Umstellung sieht das Gesetz Übergangsregeln vor, die für manche Unternehmen noch eine Zeit lang sonstige Rechnungen zulassen; welche für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer steuerlichen Vertretung.

Wichtig für die Praxis: Empfangen müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen können. Die Pflicht zum Ausstellen betrifft die leistende Seite.

Quelle: gesetze-im-internet.de

In Deutschland verbreitet sind XRechnung, ein reines XML-Format, und ZUGFeRD in bestimmten Profilen, das eine lesbare PDF-Ansicht mit einer eingebetteten XML-Datei verbindet. Beide können der europäischen Norm entsprechen. Entscheidend ist nicht der Name, sondern ob Ihre Software das Format korrekt erzeugen und empfangen kann und ob es für Ihre Geschäftspartner passt.

• einen Empfangskanal festlegen, etwa eine zentrale E-Mail-Adresse oder eine Plattform
• prüfen, ob Buchhaltung oder ERP strukturierte Rechnungen einlesen und anzeigen kann
• klären, wie Rechnungen revisionssicher archiviert werden
• Stammdaten pflegen: Adressen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Bestellnummern
• Lieferanten und Kunden informieren, welches Format Sie verwenden

Wer ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem nutzt oder einführt, sollte die E-Rechnung als festen Bestandteil der Anforderungen sehen: Erzeugen im richtigen Format, Einlesen mit automatischer Zuordnung zu Bestellung und Wareneingang, Prüfung und Freigabe im System, Übergabe an die Buchhaltung und Archivierung. Je mehr davon automatisch läuft, desto größer ist der Nutzen über die Pflicht hinaus.

• Welche Formate und Profile kann die Lösung erzeugen und empfangen?
• Wie werden eingehende Rechnungen geprüft, etwa auf Pflichtangaben und Rechenfehler?
• Wie funktioniert die Archivierung, und wer ist dafür verantwortlich?
• Welche Schnittstellen gibt es zu Ihrer Buchhaltung und Ihrer Bank?
• Wie wird mit Rechnungen umgegangen, die noch als PDF oder Papier kommen?

• Eine PDF-Datei per E-Mail für eine elektronische Rechnung halten.
• Den Empfang nicht organisieren, sodass Rechnungen im Postfach verloren gehen.
• Eine Lösung wählen, die nur erzeugt, aber nicht sinnvoll empfangen kann.
• Archivierung und Nachvollziehbarkeit nicht mitdenken.
• Mitarbeitende nicht einbinden, die Rechnungen prüfen und freigeben.

Auch Handwerksbetriebe und Kleinunternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Für den Anfang genügt oft eine Buchhaltungssoftware, die strukturierte Rechnungen lesen und anzeigen kann. Wer wenige Rechnungen schreibt, kann zum Erzeugen auf Programme oder Portale zurückgreifen, die normgerechte Formate ausgeben. Wichtig ist, frühzeitig zu testen, statt bis zur letzten Übergangsfrist zu warten.

Ein Installationsbetrieb mit einigen Mitarbeitenden bekommt die ersten Rechnungen seines Großhändlers als XRechnung. Die bisherige Bürosoftware zeigt sie nur als Zeichensalat an. Nach einem Update und einer Einstellung für den Empfang lassen sich die Rechnungen lesbar anzeigen und in die Buchhaltung übernehmen. Für eigene Rechnungen an Firmenkunden wird im selben Zug das Ausgabeformat umgestellt; Rechnungen an Privatkunden laufen weiter wie bisher.

Rechnungen sind Buchungsbelege und gehören zu den Unterlagen, die geordnet aufzubewahren sind. Bei einer elektronischen Rechnung ist das maßgebliche Dokument die strukturierte Datei, nicht ein Ausdruck oder eine erzeugte Ansicht. Ihre Archivlösung muss die Datei unverändert und lesbar für die gesetzlichen Fristen vorhalten und bei einer Prüfung wieder vorlegen können. Klären Sie mit dem Anbieter, wie das technisch gelöst ist, und mit Ihrer steuerlichen Vertretung, welche Fristen für Sie gelten.

Quelle: gesetze-im-internet.de

Mit der strukturierten Rechnung lässt sich vieles automatisch prüfen: Pflichtangaben, Rechenwerte, Bestellnummern, Bankverbindung. Das spart Zeit, entbindet aber nicht von der inhaltlichen Kontrolle, ob die Leistung wie berechnet erbracht wurde. Legen Sie fest, wer Rechnungen freigibt und wie Abweichungen geklärt werden, bevor bezahlt wird.

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