ERP-Software: ein Angebot von genau einem ERP-Partner

Ein ERP-Projekt besteht aus der Software selbst, meist als Abonnement je Nutzer oder als Kauflizenz mit Wartung, und aus der Einführung durch einen Partner: Prozesse aufnehmen, System einrichten, Daten übernehmen, Mitarbeitende schulen. Der zweite Teil ist oft der größere und wird in Angeboten am häufigsten unterschätzt.

Grundsätzlich gilt: Je mehr Sie Ihre Abläufe an den Standard der Software anpassen, statt die Software umzuprogrammieren, desto einfacher bleiben spätere Updates. Individuelle Anpassungen sind möglich, sollten aber begründet und dokumentiert sein.

• ERP-Einführung: Sie arbeiten bisher mit Tabellen oder einzelnen Programmen. Hier lohnt eine gründliche Aufnahme der Abläufe vor der Systemwahl.
• ERP-Wechsel: Das bisherige System wird abgelöst. Aufwand machen vor allem Datenübernahme, offene Posten, Artikelstämme und Auswertungen, an die sich alle gewöhnt haben.
• Anpassung und Schnittstellen: Anbindung von Webshop, Buchhaltung, Zeiterfassung oder Banken.
• CRM-Einführung: Kundenkontakte, Angebote und Vertriebschancen an einem Ort, eigenständig oder als Teil des ERP.
• Support und Wartung: Updates, Fehlerbehebung und Hilfe für Anwender nach dem Start.

Ob ein System und ein Partner zu Ihnen passen, hängt stark von Branche und Größe ab. Diese Punkte fragt das Formular ab:

• Größe Ihres Unternehmens und Branche: Produktion, Handel, Dienstleistung, Bau und Handwerk oder Logistik
• Anzahl der Nutzer, die im System arbeiten sollen
• benötigte Bereiche: Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung, Vertrieb und CRM, Personalwesen
• heutiges System: keines, Tabellen, ein älteres ERP oder mehrere Einzellösungen
• gewünschter Start und grober Budgetrahmen
• eine kurze Beschreibung, etwa Besonderheiten wie Chargenverfolgung, Variantenfertigung oder mehrere Mandanten

Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen regelmäßig eine E-Rechnung in einem strukturierten Format zu verwenden; ein einfaches PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung. Für die Ausstellung gibt es Übergangsregelungen. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme einzelner Profile, erfüllen laut Bundesfinanzministerium die Voraussetzungen.

Fragen Sie deshalb ausdrücklich, ob das System E-Rechnungen empfangen, prüfen, ausstellen und ordnungsgemäß archivieren kann und wie die Anbindung an Ihre Steuerkanzlei läuft. Welche Pflichten für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.

Quelle: bundesfinanzministerium.de

• Lizenz- oder Abomodell mit Anzahl und Art der Nutzer sowie Laufzeit und Kündigung
• Einführungsleistungen als Liste: Prozessaufnahme, Einrichtung, Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung, Begleitung beim Start
• welche Daten übernommen werden und wer sie vorher bereinigt
• Betrieb in der Cloud oder auf eigenen Servern, Standort der Daten, Datensicherung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
• Umgang mit individuellen Anpassungen bei künftigen Updates
• Supportzeiten, Reaktionszeiten und Kosten für Anwenderhilfe nach dem Start

• Keine internen Verantwortlichen: Ohne Mitarbeitende, die Zeit für das Projekt bekommen, stockt die Einführung.
• Alte Daten ungeprüft übernehmen: Dubletten und Karteileichen landen im neuen System.
• Alles anpassen wollen: Jede Sonderlösung macht Updates teurer.
• Start ohne Probelauf: Der erste Monatsabschluss wird zur Belastungsprobe.

Sie beschreiben Ihr Vorhaben und bestätigen Telefonnummer und E-Mail-Adresse. ERP-Partner sehen zunächst nur die Eckdaten, ohne Firmennamen und Kontaktdaten. Übernimmt ein Partner die Anfrage, zahlt er Offrano dafür und bekommt sie exklusiv; für Sie bleibt sie kostenlos und unverbindlich. Bevor der Partner Ihre Kontaktdaten sieht, senden wir Ihnen seinen Namen, seine Anschrift und seine Telefonnummer per E-Mail.

Geprüft haben wir nur, dass es ihn als Unternehmen gibt, über USt-ID oder Registerauszug, nicht die Qualität seiner Arbeit. Eine Zusage, dass jemand übernimmt, können wir nicht geben; nach 21 Tagen ohne Übernahme nehmen wir die Anfrage aus dem Angebot. Offrano verkauft keine Software und ist nicht Vertragspartner.