Bevor Sie beauftragen: Dienstleister über öffentliche Register prüfen

Das Gewerbeinformationssystem Austria enthält die wichtigsten unternehmensbezogenen Daten aller in Österreich niedergelassenen Gewerbebetriebe. Die GISA-Abfrage ist kostenlos und zeigt insbesondere Namen bzw. Firma, Standort und den Wortlaut der Gewerbeberechtigung. Für Einzelunternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, ist GISA derzeit die einzige authentische Informationsquelle.

Der Wortlaut der Berechtigung ist wichtig: Ein reglementiertes Gewerbe wie Elektrotechnik oder Schädlingsbekämpfung braucht einen Befähigungsnachweis. Passt die Berechtigung nicht zum Auftrag, fragen Sie nach, ob der Betrieb die Arbeiten an Partner vergibt.

Quelle: gisa.gv.at

Das Firmenbuch enthält Gesellschaften und eingetragene Einzelunternehmen mit Angaben zu Rechtsform, Sitz, Geschäftsführung und vertretungsbefugten Personen. Ein Firmenbuchauszug zeigt, wer den Vertrag rechtswirksam unterschreiben darf und ob das Unternehmen besteht. Abfragen sind über die Justiz und Verrechnungsstellen möglich.

Quelle: justiz.gv.at

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Unternehmens aus einem EU-Staat lässt sich über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU-Kommission auf Gültigkeit prüfen. Das ist bei grenzüberschreitenden Leistungen wichtig und ein einfacher Hinweis darauf, dass ein Unternehmen steuerlich erfasst ist. Die Prüfung sagt aber nichts über Qualität oder Zuverlässigkeit.

Quelle: ec.europa.eu

Register zeigen, dass es ein Unternehmen gibt und welche Berechtigung es hat. Sie zeigen nicht, wie gut es arbeitet, ob es pünktlich liefert oder ob es für Ihre Aufgabe Erfahrung hat. Dafür braucht es Referenzen, ein Gespräch über ein vergleichbares Projekt und einen Vertrag, der Leistungen und Verantwortung klar regelt. Offrano prüft Anbieter übrigens genau in diesem Sinn: ob es sie als Unternehmen gibt, nicht die Qualität ihrer Arbeit.

• Referenzen für vergleichbare Aufträge, am besten mit Ansprechpartner
• Versicherung, etwa Betriebshaftpflicht und bei IT eine Cyberversicherung
• Subunternehmer: wer tatsächlich arbeitet
• Datenschutz: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden
• Erreichbarkeit, Vertretung bei Ausfall und Kündigungsfristen

In Österreich wird zwischen freien Gewerben, die ohne Befähigungsnachweis ausgeübt werden dürfen, und reglementierten Gewerben mit Befähigungsnachweis unterschieden. Viele IT- und Marketingleistungen sind freie Gewerbe, Handwerke wie Elektrotechnik, Installation oder Gebäudereinigung sind reglementiert. Für Sie heißt das: Bei reglementierten Tätigkeiten lohnt ein Blick in GISA besonders.

Quelle: gisa.gv.at

Eine Kanzlei mit mehreren Standorten sucht einen neuen IT-Dienstleister. Bevor es einen Vertrag unterschreibt, prüft es im Firmenbuch Sitz und Geschäftsführung, im GISA die Gewerbeberechtigung und über VIES die UID des Anbieters. Im Gespräch lässt es sich Referenzen nennen und klärt, wer bei Urlaub des Ansprechpartners übernimmt. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird vor dem ersten Zugriff auf Mandantendaten abgeschlossen.

Quelle: gisa.gv.at · justiz.gv.at · ec.europa.eu

• Nur auf die Website des Anbieters vertraut.
• Gewerbeberechtigung nicht mit dem Auftrag abgeglichen.
• Vertrag von einer Person ohne Vertretungsbefugnis unterschrieben.
• Keine Referenzen eingeholt.
• Datenschutzvertrag vergessen.

• keine Firmenadresse oder nur ein Postfach
• Name auf der Website weicht vom Namen im Register ab
• Vorauszahlung in voller Höhe vor Leistungsbeginn
• Druck zur schnellen Unterschrift
• keine Angaben zu Rechtsform und Sitz im Impressum

Bei Anbietern aus anderen EU-Staaten helfen die jeweiligen nationalen Handelsregister, die über das europäische Justizportal zu finden sind, und die Prüfung der UID über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem. Werden Leistungen in Österreich erbracht, etwa Montagen oder Reinigung vor Ort, können zusätzliche Meldepflichten für entsandte Arbeitskräfte bestehen. Klären Sie mit dem Anbieter, wie er diese erfüllt.

Quelle: ec.europa.eu

Die Prüfung gehört nicht nur an den Anfang. Bei langfristigen Verträgen, etwa IT-Betreuung oder Gebäudereinigung, lohnt eine Kontrolle in größeren Abständen: Besteht das Unternehmen noch in derselben Form, hat die Geschäftsführung gewechselt, ist der Ansprechpartner noch da? Änderungen sind kein Problem an sich, sollten Sie aber nicht überraschen.

Quelle: justiz.gv.at

Halten Sie das Ergebnis der Prüfung kurz fest: Datum, Registerauszüge, Ansprechpartner, Referenzen. Das hilft bei einem Personalwechsel im eigenen Unternehmen und bei Rückfragen, etwa von Versicherungen oder Auftraggebern, die wissen wollen, wen Sie einsetzen.

Die Registerprüfung schafft Klarheit über den Vertragspartner, der Vertrag regelt die Zusammenarbeit. Achten Sie auf eine genaue Leistungsbeschreibung, Reaktionszeiten, Haftung und Versicherung, Kündigungsfristen und darauf, was mit Ihren Daten und Zugängen nach Vertragsende geschieht. Bei IT-Dienstleistern gehören Übergabe von Passwörtern, Dokumentation und Lizenzen ausdrücklich in den Vertrag, damit ein späterer Wechsel ohne Stillstand möglich ist.

Vereinbaren Sie außerdem, wie Änderungen am Leistungsumfang beauftragt und abgerechnet werden. Viele Streitigkeiten entstehen nicht beim ursprünglichen Auftrag, sondern bei Zusatzleistungen, die mündlich bestellt wurden. Eine kurze schriftliche Bestätigung per Mail genügt oft, um später nachvollziehen zu können, was vereinbart war.

Über Offrano geht Ihre Anfrage an genau einen Dienstleister aus Ihrer Region. Offrano prüft vor der Freischaltung, dass es ihn als Unternehmen gibt; Referenzen und Verträge prüfen Sie selbst. Die Anfrage ist für Sie kostenlos.