Betrieb übersiedeln: die Standortverlegung bei der Gewerbebehörde

Die Anzeige der Standortverlegung ist so rechtzeitig zu erstatten, dass sie spätestens am Tag der Aufnahme der Gewerbeausübung am neuen Standort bei der Gewerbebehörde einlangt. Wer schon vorher am neuen Standort arbeitet, begeht eine Verwaltungsübertretung, die mit einer Geldstrafe geahndet werden kann. Für einige besondere Gewerbe, etwa Rauchfangkehrer, darf am neuen Standort erst nach Rechtskraft eines Bescheids gearbeitet werden.

Quelle: usp.gv.at

Zuständig ist die Gewerbebehörde am neuen Standort: die Bezirkshauptmannschaft, in Statutarstädten der Magistrat, in Wien je nach Gewerbe das Magistratische Bezirksamt oder die zuständige Magistratsabteilung. Die Anzeige kann formlos oder mit Formular, persönlich, schriftlich oder elektronisch erfolgen. Anzugeben sind Name und Firmenwortlaut, bisheriger und neuer Standort und die GISA-Zahl.

Quelle: usp.gv.at

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, lassen sich Gewerbeverfahren mit GISA-Express elektronisch erledigen; die Änderung ist dann sofort öffentlich nachweisbar. Einzelunternehmen können über das Unternehmensserviceportal die Standortverlegung gleichzeitig der Gewerbebehörde, dem Finanzamt und der Gemeinde melden. Die Wirtschaftskammer wird von der Gewerbebehörde informiert. Für freie und reglementierte Gewerbe ist die Anzeige gebührenfrei.

Quelle: usp.gv.at · gisa.gv.at

In bestimmten Fällen braucht die Ausübung am neuen Standort eine Betriebsanlagengenehmigung, vor allem dann, wenn von der Betriebsanlage Gefahren, Belästigungen oder Beeinträchtigungen ausgehen können, etwa Lärm, Geruch oder Verkehr. Klären Sie das, bevor Sie einen Mietvertrag unterschreiben; ein Standort ohne mögliche Genehmigung kann den Umzug scheitern lassen.

Quelle: usp.gv.at

Ist das Unternehmen im Firmenbuch eingetragen und ändert sich der Sitz, muss die Verlegung beim Gericht angemeldet werden. Ändert sich dadurch die Zuständigkeit, teilt das bisherige Gericht das dem neuen mit, das die Eintragung vornimmt. Das ist ein eigener Schritt neben der Gewerbeanzeige.

Quelle: usp.gv.at · justiz.gv.at

• Umzugszeitpunkt so legen, dass der Betrieb möglichst kurz steht, etwa über ein Wochenende
• IT, Telefonie und Internet am neuen Standort vor dem Umzug in Betrieb nehmen
• Maschinen, Server und Archive mit spezialisierten Firmen verlegen
• Halteverbot für die Ladezone bei der Behörde beantragen, in Wien bei der MA 46
• Kunden und Lieferanten über die neue Adresse informieren

Für ein Angebot braucht die Firma die Zahl der Arbeitsplätze, die Menge an Möbeln und Akten, besondere Güter wie Server oder Maschinen, Zugänge und Lifte an beiden Standorten und das gewünschte Zeitfenster. Bei Akten mit personenbezogenen Daten sollte vereinbart sein, wie sie gesichert transportiert und was davon vernichtet wird.

• Am neuen Standort schon gearbeitet, bevor die Anzeige eingelangt ist.
• Betriebsanlagengenehmigung nicht geprüft.
• Firmenbuch vergessen, obwohl sich der Sitz ändert.
• IT-Umzug nicht gesondert geplant.
• Kein Halteverbot für die Ladezone beantragt.

Nicht jeder Umzug ist eine Verlegung. Wer am alten Standort weiterarbeitet und zusätzlich einen neuen eröffnet, meldet eine weitere Betriebsstätte an. Auch die Verlegung einer weiteren Betriebsstätte ist anzeigepflichtig. Klären Sie zu Beginn, welcher Fall vorliegt, weil sich Formulare und Zuständigkeiten unterscheiden.

Quelle: usp.gv.at

Neben der Behörde brauchen weitere Stellen die neue Adresse: Vermieter und Versicherung, Bank und Zahlungsdienstleister, steuerliche Vertretung und Lohnverrechnung, Lieferanten und Kunden. Auch Website, Impressum, Rechnungsvorlagen und Stempel sind anzupassen. Eine Liste, die schon Wochen vor dem Umzug beginnt, verhindert, dass etwas vergessen wird.

Ein Installationsbetrieb mit Werkstatt übersiedelt innerhalb von Linz in eine größere Halle. Der Geschäftsführer prüft vorab mit dem Magistrat, ob für die neue Werkstatt eine Betriebsanlagengenehmigung nötig ist, und zeigt die Standortverlegung über GISA an, sodass sie vor dem ersten Arbeitstag einlangt. Die Umzugsfirma verlegt Lager und Büro an einem Wochenende, die IT wird vorher am neuen Standort vorbereitet.

Quelle: usp.gv.at

Akten mit Kunden- oder Personaldaten sind beim Umzug besonders zu schützen: verschlossene Behälter, klare Zuständigkeit und Übergabeprotokoll. Was nicht mehr aufbewahrt werden muss, lässt sich im Zuge des Umzugs durch einen spezialisierten Dienstleister vernichten, mit Nachweis.

Bewährt hat sich eine Planung in drei Phasen. Vor dem Umzug: Standort prüfen, Betriebsanlagengenehmigung klären, Mietvertrag, Umzugsfirma und IT beauftragen. Kurz vor dem Umzug: Standortverlegung anzeigen, Halteverbot beantragen, Kunden informieren, Kisten packen und beschriften. Nach dem Umzug: Firmenbuch, Adressen in allen Systemen, Website und Unterlagen anpassen, alte Räume übergeben. Wer diese Schritte mit Verantwortlichen und Terminen festhält, verliert keinen Arbeitstag mehr als nötig.

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